| Ca Ivinop. ke istituto comprensivo\< jesolo - venezia Pro. 16868/1.4 Jesolo, 18/10/2022 A Monitora PA c.a. Fabio Pietrosanti comunicazioni@pec.monitora-pa.it AI Registro degli Accessi Oggetto: Riscontro a richiesta di accesso civico generalizzato. Considerati i pareri dell'USR per il Veneto in merito all'accesso civico generalizzato di Monitora PA, prot. 21106 del 03/10/2022, e del D.P.O. di Istituto assunto agli atti con prot. 16866/3.4 del 18/10/2022; Si fa riferimento alla Sua richiesta di accesso civico generalizzato, acquisita in data 22/09/2022 prot. 12646/1.4 concernente i seguenti documenti: 1. “copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023"; 2." copia della valutazione d'impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall'Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022"; 3. “copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell'istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023"; 4. “copia della valutazione d'impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell'art. 35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell'utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo"; 5. “copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all’estero (TIA), afferente all'eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell’Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”; 6. “copia della valutazione comparativa ai sensi dell'art. 68 del d.lgs. 7/3/2005 n. 82 realizzata per provvedere all'acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo". Istituto Comprensivo “Italo Calvino” Mi URP 0421951186 PEO VEIC81500D @istruzione.it PEC VEIC$1500D @pec.istruzione.it CUU UF87V7 n cod. mec. VEIC81500D cod. fisc. 93020690272 = - Ò, www.istitutocomprensivocalvino.edu.it Eco-Schools 4‘ borse COì digitale Pag. 1 di 4 | Ca Ivi n Op. istituto comprensivo\/© jesolo - venezia Con riguardo al punto n. 1, in relazione alla posta elettronica istituzionale, gli istituti usufruiscono in concessione di una casella di posta elettronica e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Da ciò ne consegue che le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dall'’amministrazione centrale del Ministero. L'Istituto non può quindi accogliere la sua richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in disponibilità della scuola; In relazione alle piattaforme DaD/DDI utilizzate dall'Istituto, si rammenta che il rapporto tra le parti è regolato dai Termini di condizioni e utilizzo della piattaforma, che l'Istituto ha sottoscritto prima dell'attivazione del servizio. Tali termini di utilizzo sono pubblici e sono reperibili sui siti web della piattaforma in questione: Microsoft. Per agevolarla le lasciamo alcuni riferimenti: certificazioni di conformità: https://products.office.com/it-it/business/office-365-trust-center-compliance-certifications compliance: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/compliance/compliance-overview condizioni di licenza del contratto: https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=869008 Informativa sulla privacy: https://so.microsoft.com/fwlink/?LinkId=521839 In relazione alla richiesta dei contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e le software house, che forniscono i servizi di Registro Elettronico, si allegano Contratti Licenza d'uso per gli aa.ss. 2020/21 e 2021/22 (N.B. il contratto 2022/23 è indisponibile in quanto non ancora stipulato), DPIA, Policy Privacy adottate dal fornitore (all.1-2-3-4-5). In merito al punto n. 2, si richiama il provvedimento del 26 marzo 2020, con cui il Garante per la protezione dei dati personali ha voluto fornire una serie di chiarimenti in merito all'utilizzo dei sistemi di didattica a distanza e dei registri elettronici. In particolare, il Garante, con riferimento alle valutazioni di impatto ha affermato che “/a valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biomettrici).” A tal riguardo occorre precisare che, con il citato provvedimento, il Garante non ha in alcun modo derogato all'applicazione del GDPR per asseriti motivi emergenziali, fornendo solamente precisazioni utili ad un corretto approccio alla didattica a distanza in vista della sua massiva adozione. La DPIA, quindi, è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico , non effettuando la scuola nessuno dei trattamenti di cui alle lettere a), b) e c) del suddetto articolo (trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Si evidenzia che l’art 35 GDPR prevede precisi casi in cui è necessaria la DPIA. Tra questi non rientrano quelli in esame. Si rammenta che il Garante per la protezione dei dati personali Istituto Comprensivo “Italo Calvino” URP 0421951186 PEO VEIC81500D @istruzione.it PEC VEIC$1500D @pec.istruzione.it CUU UF87V7 n cod. mec. VEIC81500D cod. fisc. 93020690272 OD - Ò, www.istitutocomprensivocalvino.edu.it Eco-Schools borse COì digitale Pag. 2 di 4 €‘ | Ca Ivi n Op. istituto comprensivo\/© jesolo - venezia ha pubblicato un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei trattamenti soggetti a DPIA (https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9058979) e, tra questi, non sono presenti quelli citati nella richiesta pervenuta. Sulla valutazione d'impatto il Garante ha poi precisato che: "si evidenzia come le espressioni trattamenti "sistematici" e "non occasionali" indicate nell'Elenco delle tipologie di trattamenti, soggetti al meccanismo di coerenza, da sottoporre a valutazione di impatto di cui ai punti 6, 11 e 12 sono riconducibili al criterio della "larga scala" (https://www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/DPIA). Non basta, quindi, la presenza di un trattamento verso minori ma serve anche la “larga scala”, elemento che, ritornando anche al provvedimento del 26 marzo 2020, non è rinvenibile con riferimento alla singola scuola. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. In merito al punto n. 3, si rappresenta che l’Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali si è sempre indirizzato verso l'ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Per quanto riguarda il punto n.4, vale quanto già risposto in merito al punto n.2. In merito al punto N. 5, l'istituto non effettua trattamenti di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE, ossia UE + Norvegia, Liechtenstein, Islanda). Per quanto concerne i servizi relativi alla Piattaforma DDI (Messaggistica, videoconferenza, etc.) le software house sono state selezionate a livello Ministeriale. L'eventuale necessità di TIA è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. Si segnala inoltre quanto riportato nel Provvedimento del 26 marzo 2020 - "Didattica a distanza: prime indicazioni" [9300784] (“L'Autorità vigilerà sull’operato dei fornitori delle principali piattaforme per la didattica a distanza, per assicurare che i dati di docenti, studenti e loro familiari siano trattati nel pieno rispetto della disciplina di protezione dati e delle indicazioni fornite dalle istituzioni scolastiche e universitarie.” La scelta del fornitore è avvenuta fra quelli indicati dal Ministero e presenti sul marketplace AgID. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. In riscontro al punto n. 6, si rileva come la normativa che regola gli acquisti da parte delle scuole richiama non solo l'applicazione del CAD [omissis] ma anche del codice dei contratti pubblici (d.lgs. 50/16) e del regolamento di contabilità delle scuole (Decreto 28 agosto 2018, n. 129), i quali non indicano alcun chiaro obbligo di conservare agli atti della scuola valutazioni comparative per acquisti sottosoglia. Per l’anno scolastico richiesto non sono state effettuati nuovi acquisti né adozioni a titolo gratuito, si è proceduto al rinnovo delle licenze d'uso dei programmi e dei servizi legati al registro elettronico in uso. La scelta dell’attuale registro è stata effettuata nell’a.s. 2016/17 ed era legata a funzionalità integrate nel programma gestionale in utilizzo e ad esigenze didattiche suggerite dai docenti. Il rinnovo non è soggetto a comparativi facendo riferimento ad un unico fornitore. URP 0421951186 PEO VEIC81500D @istruzione.it PEC VEIC$1500D @pec.istruzione.it CUU UF87V7 n cod. mec. VEIC81500D cod. fisc. 93020690272 OD - Ò, www.istitutocomprensivocalvino.edu.it Eco-Schools 4‘ borse COì digitale Pag. 3 di 4 istituto comprensivo» A jesolo- venezia L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Il richiedente può presentare istanza di riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza al link (RPCT) Direttore generale USR per il Veneto. Il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza decide con provvedimento motivato entro il termine di venti giorni. Avverso la decisione dell'amministrazione competente o, in caso di richiesta di riesame, avverso quella del responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, il richiedente può proporre ricorso al Tribunale amministrativo regionale ai sensi dell'articolo 116 del Codice del processo amministrativo di cui al decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104. La Dirigente Scolastica [omissis] documento informatico firmato digitalmente ai sensi del DL 82/2005 e norme correlate Allegato n.1 contratto licenza software a.s. 2020/21 Allegato n.2 contratto licenza software a.s. 2021/22 Allegato n.3 DPA Allegato n.4 Policy privacy URP 0421951186 PEO VEIC81500D @istruzione.it s NES , PEC VEIC81500D@ pec.istruzione.it CUU UF87V7 n AI cod. mec. VEIC81500D cod. fisc. 93020690272 4 È °_°» www.istitutocomprensivocalvino.edu.it Eco-Schools *Scuoa digitale Pag. 4 di 4