Ù vige Cd Repubblica Italiana Provincia Autonoma (73 707 di Trento REGOLAMENTO PER LO SVOLGIMENTO IN MODALITA’ TELEMATICA DELLE RIUNIONI DEGLI ORGANI COLLEGIALI DELL'ISTITUTO I.T.E.T. “C. A. PILATI” DI CLES adottato nella seduta del Collegio dei Docenti del 20 maggio 2020 con deliberazione n. 16 ed approvato dal Consiglio di Istituto nella seduta del 9 settembre 2022 con deliberazione n. 11 Indice Art. 1 - Ambito di applicazione Art. 2 - Definizioni Art. 3 - Requisiti tecnici minimi Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica Art. 5 - Convocazione Art. 6 - Svolgimento delle sedute Art. 7 - Modalità di svolgimento della votazione Art. 8 - Verbale di seduta Art. 9 - Disposizioni transitorie e finali Art. 1 - Ambito di applicazione. 1. II presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi Collegiali dell'Istituto Tecnico Economico e Tecnologico “C. A. Pilati" di Cles, nonché delle riunioni di staff, del Comitato per la valutazione dei docenti, del Consiglio di Istituto. Art. 2 — Definizioni. 1. Ai fini del presente Regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all'art. 1 per le quali è prevista la possibilità che tutti i componenti dell'organo partecipino a distanza, anche da luoghi diversi dalla sede dell'incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede dell'incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso di piattaforme Web. Art. 3 - Requisiti tecnici minimi. 1. Per la partecipazione a distanza alle riunioni di un Organo Collegiale saranno utilizzati strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti. 2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità di: a) visione degli atti della riunione; b) intervento nella discussione; c) scambio di documenti; d) votazione. 3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat integrata Microsoft Teams, chat integrata Google Meet. 4. | componenti dell'organo collegiale devono partecipare alla riunione previa autenticazione tramite account istituzionale o se autorizzati dal Presidente. Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica. 1. L'adunanza telematica può essere utilizzata dagli O00.CC. per deliberare sulle materie di propria competenza. Art. 5 — Convocazione. 1. La convocazione delle riunioni degli 00.CC., per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica, deve essere inviata, a cura del Presidente o del Dirigente Scolastico , a tutti i componenti dell'organo di norma almeno cinque giorni prima della data fissata per la riunione, tramite posta elettronica oppure circolare interna. La convocazione contiene l'indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all'ordine del giorno e dello strumento telematico che potrà essere utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza o modalità mista. Art. 6 - Svolgimento delle sedute. 1. Per la validità dell'adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l'adunanza ordinaria, ovvero: a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell'elenco degli argomenti all'ordine del giorno; b) partecipazione della metà più uno dei convocati (quorum strutturale); Cc) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale). 2. La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l'organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta. Preliminarmente alla trattazione dei punti all'ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti. 3. Qualora nell'ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all'assemblea, se il numero legale è garantito. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere interrotta e/o aggiornata ad altro giorno. 4. Nel caso in cui si verifichi l’impossibilità di partecipare ai lavori per problemi tecnici, il partecipante chiederà, preventivamente, di partecipare in presenza presso la sede centrale dell'istituto. 5. AI fine di garantire la piena consapevolezza ai partecipanti alle riunioni sugli argomenti oggetto di delibera, ove necessario, saranno messi a disposizione degli stessi tutti gli atti e i documenti su cui deliberare, tramite invio preventivo a mezzo e-mail o condivisione a mezzo di strumento idoneo. 6. Possono partecipare alla riunione solo ed esclusivamente i soggetti facenti parte dell'organo che deve riunirsi, appositamente convocati. 7. Le delibere degli organi collegiali saranno assunte tramite approvazione delle proposte formulate nel corso della seduta in teleconferenza. 8. Le delibere dell'adunanza devono indicare i nominativi di quanti si sono espressi in merito all'oggetto della convocazione e degli eventuali astenuti ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno. Tale rilevazione sarà effettuata a mezzo sondaggio telematico. 9. Il collegamento in remoto non può avvenire da luogo pubblico (es. piazze, stazioni, locali pubblici in genere) e l’intervenuto dovrà essere l’unico presente alla call dalla propria postazione. 10. | partecipanti sono tenuti al segreto d'ufficio per quanto previsto dalla normativa vigente ed al rispetto delle norme in materia di privacy e, secondo quanto disposto dal Regolamento Europeo 2016/679 e dal D. Lgs 196 del 2003. A tal fine, i partecipanti: a) dovranno usare cuffie e non audio in open; b) dovranno utilizzare strumenti dotati di webcam, che potrà essere mantenuta spenta su autorizzazione del Presidente della riunione; c) hanno l'obbligo di utilizzare la massima riservatezza e discrezione su dati personali oggetto di discussione e delle informazioni di cui dovessero comunque venire a conoscenza; d) ai fini di cui alla lettera precedente, sono tenuti a considerare strettamente riservati e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere noti a terzi i dati personali e/o informazioni fornite in relazione alle riunioni degli organi collegiali; e) sono tenuti a non diffondere o effettuare alcuna comunicazione a terzi riguardo ai dati personali o alle informazioni di cui i partecipanti verranno a conoscenza; f) Il vincolo di riservatezza continuerà ad avere valore anche dopo la cessazione dell'appartenenza agli Organi Collegiali e comunque finché le informazioni riservate non diventino di pubblico dominio. Art. 7 - Modalità di svolgimento della votazione. 1. | partecipanti alle riunioni aventi diritto esprimono il proprio voto o l'eventuale astensione mediante apposizione della firma sul modulo Google o equivalente relativo allo specifico punto dell'ordine del giorno oggetto di votazione, previamente predisposto dal Presidente o persona da lui delegata. Art. 8 - Verbale di seduta. 1. Della riunione dell'organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati: a) l'indicazione del giorno e dell'ora di apertura e chiusura della seduta; b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate; c) l'esplicita dichiarazione di chi presiede l'organo sulla valida costituzione dell'organo; d) la chiara indicazione degli argomenti posti all'ordine del giorno; e) il contenuto della deliberazione formatasi su ciascun argomento all'ordine del giorno; f) le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa. 2. Il verbale della riunione telematica, in formato pdf, è pubblicato nell’area riservata del sito istituzionale o trasmesso insieme alla convocazione successiva tramite e-mail a tutti i componenti dell'Organo Collegiale per l'esplicita approvazione. Art. 9 — Disposizioni transitorie e finali. 1. Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della pubblicazione sul sito istituzionale dell'Istituto. Istituto Tecnico “Carlo Antonio Pilati” | via 4 novembre, 35 | 38023 Cles {TN) | C.F. 92006090226 | www.istitutopilati.it Tel. 0463 421695 | E-Mail: segr.itetpilati@scuole.provincia.tn.it | Posta Elettronica Certificata: pilati®@pec.provincia.tn.it