ISTITUTO COMPRENSIVO TRENTO 6 # n Scuola secondaria di | grado “A. Manzoni” — Trento # è di r Scuole F primarie "BS, Bellesini" Trento à, Schmid” Trento S. Vigilio” Wela — Cadine ‘A. Degasperi” Sardagna — “S. Pertini" Sopramonte Regolamento per lo svolgimento delle sedute degli organi collegiali in modalità telematica Art. 1 — (Premessa) — Ambito di applicazione 1. Il presente regolamento integra il Regolamento interno ed il Regolamento del Collegio dei docenti dell’Istituto Comprensivo Trento 6 disciplinando unicamente le modalità di convocazione, svolgimento e verbalizzazione delle sedute degli organi collegiali dell'Istituto in modalità telematica (videoconferenza). Le rimanenti disposizioni in merito al funzionamento degli organi collegiali dell'Istituto sono confermate. Art. 2 - Definizione 3. Per “sedute in modalità telematica” si intendono le riunioni degli organi collegiali dell’Istituto per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione. Art. 3 Requisiti tecnici minimi l. La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti. I membri degli organi collegiali dovranno premunirsi per tempo si avere adeguati strumenti tecnologici e sufficiente connessione: eventuali difficoltà andranno segnalate preventivamente all’ufficio docenti e per conoscenza al Presidente dell’organo collegiale tramite posta elettronica istituzionale. Le strumentazioni adottate devono consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità immediata di: a) visione degli atti della riunione; b) intervento nella discussione; c) scambio di documenti; d) votazione; e) approvazione del verbale. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta istituzionale, chat e strumenti a servizio dell’Istituto (Registro elettronico, G-Suite, etc..) che consentano la trasferibilità degli atti della riunione fra tutti i partecipanti. Problemi tecnici di connessione: Nell’ipotesi in cui nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente dell’Organo che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, l'adunanza dovrà essere rinviata ad altro giorno. Qualora impossibilitato al collegamento sia il Presidente dell’organo, la funzione di Presidente sarà ISTITUTO COMPRENSIVO TRENTO 6 # Pi Scuola secondaria di | grado “A. Manzoni” — Trento # A i Si me primarne “B,as, Gellezini Trento à, Schmid” Trento S. Vigilio” "ela — Cadine A Se ‘A. Degasperi” Sardagna — “S. Pertini" Sopramonte svolta dal componente che può ricoprire tale carica. Nel caso in cui, durante una votazione, si manifestino dei problemi di connessione, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, il Presidente ripete la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione, tenuto conto che il/i componente/i non più collegato/i in videoconferenza sono considerati assenti giustificati. Art. 4- Convocazione La convocazione delle adunanze degli organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica deve essere inviata ai membri degli organi collegiali tramite posta elettronica istituzionale e/o tramite Registro Elettronico prima della data fissata per l’adunanza. La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora di inizio e di fine della riunione, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico che potrà essere utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza (videoconferenza, posta elettronica certificata, posta elettronica di cui il componente l’organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto). I membri degli organi collegiali sono tenuti a dare riscontro di ricevimento della convocazione tramite “conferma di avvenuta ricezione” oppure mail entro il giorno precedente della data fissata: la mancata “conferma di avvenuta ricezione” equivale a dichiarazione di assenza che, nel caso del personale scolastico , va giustificata al dirigente scolastico . Art. 5 — Svolgimento delle sedute. l. Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’organo collegiale, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l'effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della segretezza. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi 1 requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria. La sussistenza dei requisiti è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti. Art. 6 — Verbale della seduta Delle sedute di ciascun organo collegiale viene redatto apposito verbale a cura del segretario, verbale nel quale sono riportati i seguenti elementi: il giorno di svolgimento con indicazione dell’orario di apertura e chiusura della seduta; 1 nominativi del presidente e del segretario; l’elenco dei nominativi che attesti le presenze/assenze/assenze giustificate (specificando se in presenza o a distanza); le modalità di attestazione della partecipazione in entrata e in uscita dei partecipanti a distanza. La presenza di chi è collegato telematicamente è attestata a verbale dal segretario senza necessità di adesione da parte dell’interessato. L'interessato può richiedere che sia messa a verbale l’uscita anticipata dalla riunione telematica. la dichiarazione di valida costituzione dell’organo da parte del presidente; ISTITUTO COMPRENSIVO TRENTO 6 + % Scuola secondaria di | grado “A. Manzoni” — Trento è èst Scuole primarie "BS, Bellesini" Trento — “A, Schmid” Trento — “S. Vigilio” Vela — Cadine N ‘7 sa A. Degasperi” Sardagna — “S. Pertini" Sopramonta gli argomenti trattati secondo quanto previsto dall’ordine del giorno; la sintesi di eventuali interventi formulati anche a distanza dai membri dell’organo; le delibere proposte con relativo voto; le modalità di votazione dei partecipanti a distanza e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa. la seduta è da ritenersi svolta nel luogo in cui si trova il presidente o il segretario dell’organo collegiale. In caso di grave necessità, in via generale per tutti o parte degli organi collegiali, non è richiesta la presenza di alcun membro in sede. In tal caso, il verbale della seduta è trasmesso dal segretario alla struttura amministrativa di riferimento, avendo previamente acquisito in forma elettronica la sottoscrizione del presidente.