ICVDL_TN-10/04/2020-0002628 ISTITUTO sona Nel a COMPRENSIVO sutonome VALLE DEI LAGHI - [omissis] 3 - Vezzano - 38096 Vallelaghi (TN) - c.f. 96056790221 tel 0461864026 - 0461864630 - fax 0461340648 segr.ic.valledeilaghi@scuole.provincia.tn.it - www.icvalledeilaghidro.it Vezzano, 09 aprile 2020 AI personale docente AI personale amministrativo OGGETTO: Nota di aggiornamento del Responsabile protezione dati — Smart working e didattica on-line Gentili insegnanti e personale ATA, tenuto conto del fatto che in questo particolare periodo di emergenza il personale scolastico si trova a lavorare in “remoto” in modalità di telelavoro o smart working, si raccomanda la massima attenzione agli aspetti inerenti la protezione della riservatezza dei nostri alunni e dei loro familiari. Si propongono pertanto alcune indicazioni operative, su indicazione del nostro Responsabile pro- tezione dati, e si invita tutto il personale scolastico ad osservare i seguenti accorgimenti di precau- zione: * senell’esercizio dell’attività lavorativa utilizzi dispositivi di tua proprietà (es. PC, notebook, ecc.) verifica che tali strumenti siano dotati delle basilari misure di sicurezza (tra cui un si- stema operativo aggiornato, un antivirus/antimalware, un firewall, una procedura di accesso (log-in) mediante password (che deve essere personale e segreta), un piano di back up, ecc.) e, in caso negativo, adotta tali semplici misure di protezione. Per ricevere supporto è possi- bile contattare i tecnici e/o l'amministratore di sistema individuato dalla rete delle scuole lo.berlanda@scuole.provincia.tn.it); * per la creazione/conservazione di documenti lavorativi ricorri agli strumenti istituzionali (Google Drive degli account PAT); * cevitadifarericorsoall’utilizzo di chiavette USB se sono prive di un sistema di cifratura; * utilizza sempre connessioni sicure e, in caso di collegamento mediante reti wi-fi, fai in modo che l’accesso a queste sia protetto da password; eleva il grado di complessità delle password che utilizzi e prevedi il loro cambiamento più frequentemente di quanto faresti normalmente; non lasciare incustoditi i dispositivi elettronici ed evita che 1 tuoi familiari possano accedere alle informazioni lavorative in essi conservate. Il salvataggio dei dati personali è permesso se strettamente necessario e comunque in cartelle protette, meglio se cifrate; se utilizzi sistemi di posta elettronica per l’inoltro di messaggi a più destinatari è opportuno fare in modo di non mettere in condivisione e/o lasciare in chiaro 1 loro indirizzi (ad es. è as- solutamente da evitare l'inoltro della stessa email a più indirizzi mediante sistema “in CC”), solo per personale ATA, l’accesso remoto alle singole postazioni lavorative deve aver luogo tramite la linea VPN della Provincia o, in alternativa, tramite i servizi della PAT [omissis] esclusivamente con account istituzionali; se si utilizzano spazi di condivisione (es. “spazi virtuali” per la didattica) è necessario valu- tare a monte quali informazioni possano essere condivise con tutti coloro che vi accedono (alunni, loro familiari, terze parti) e quali invece devono rimanere protette e riservate attra- verso uno scambio esclusivo e diretto con l’interessato. E° sempre importante prestare la massima attenzione per ovviare la diffusione e la comunicazione di dati personali a soggetti non autorizzati; non attivare o far attivare agli alunni una casella di posta elettronica laddove ciò non sia sta- to autorizzato dalla scuola e non via sia il consenso dei referenti della responsabilità genito- riale. A tal proposito si consiglia vivamente di utilizzare l'account di G-suite for education e tutti gli strumenti connessi a tale account. Per chi non avesse già richiesto l’attivazione di ta- le account si ricorda che è possibile farlo richiedendo il consenso ai referenti responsabili degli alunni attraverso il modulo messo a disposizione dalla segreteria scolastica . I docenti che avessero bisogno di supporto per l’uso di tutte le funzioni collegate all’account potranno li@icvalledeilaghidro.it ) che spiegherà come svolgere lezioni on- line, caricare compiti o videolezioni riducendo al minimo il trattamento di dati personali degli alunni e usando even- tualmente (per una maggiore funzionalità) altre piattaforme già utilizzate dal nostro istituto e quindi ritenute più sicure; prevedi e incentiva la supervisione dei genitori sul corretto utilizzo di tutti gli strumenti messi a disposizione degli alunni per favorire la didattica in remoto e condividi con loro la logica della minimizzazione nel trattamento dei loro dati personali; elimina i supporti contenenti dati personali laddove non sia più necessaria o obbligatoria la loro conservazione; * se ti dovessi accorgere di aver subito un incidente di sicurezza “data breach” (distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso ai dati personali trasmessi, conser- vati o comunque trattati) comunica immediatamente quanto occorso al Dirigente; * evital’usodi social network oo di applicazioni facilmente hackerabili per il trattamento di da- ti personali connesso allo svolgimento di attività lavorativa. Anche in tal caso, laddove ne- cessario, condividi con il Dirigente l’attivazione di nuove soluzioni; * = fai in modo che la condivisione di informazioni e lo scambio di materiale (compiti, corre- zioni, consigli, ecc.) mediante strumenti elettronici s1 svolga prestando attenzione che 1 con- tenuti siano rivolti agli effettivi destinatari e non a terzi; e innalzail livello di attenzione rispetto alle e-mail in ingresso, avendo cura di verificare che l’effettivo indirizzo e-mail mittente sia corretto e possibilmente noto, che il testo della mail non contenga errori grossolani o link a siti sospetti, che l'allegato dichiarato e il tipo di file siano coerenti. In caso di dubbio, effettua un controllo interpellando il mittente prima di a- prire la mail e segnala le e-mail sospette all’amministratore di sistema prima della loro aper- tura. SI invita tutto il personale scolastico alla massima attenzione, certi che questo particolare momento potrà essere superato nel migliore dei modi soltanto grazie alla collaborazione fattiva di tutti. Ancora grazie per l’attenzione e cordiali saluti. IL DIRIGENTE SCOLASTICO [omissis] Questa nota, se trasmessa in forma cartacea, costituisce copia dell'originale informatico firmato digitalmente predisposto e conservato presso questa Amministrazione in conformità alle regole tecniche (artt.3bis e 71 D.Lgs.82/05). La firma autografa è sostituita dall' indicazione a stampa del nominativo del responsabile (art.3 D.Lgs. 39/1993).