ICVDIL_IN #4 1/2020-0008749 ISTITUTO N ®Nie Repubblica Fiovinda VALLE DEI LAGHI - [omissis] 3 - Vezzano - 38096 Vallelaghi (TN) - c.f. 96056790221 tel 0461864026 - 0461864630 - fax 0461340648 segr.ic.valledeilaghi@scuole.provincia.tn.it - www.icvalledeilaghidro.it Prot. n. 8 F49|I.2 A Tutti i docenti Comunicato n. 50 dell’I.C. Valle dei laghi — Dro OGGETTO: Privacy- Istruzioni per docenti in smart working e per la didattica a distanza Gentili docenti, Tenuto conto del fatto che in questo particolare periodo di emergenza molti di voi si trovano a lavorare “in remoto”, in modalità di telelavoro o smart working, si raccomanda di prestare la massima attenzione agli aspetti inerenti la protezione della riservatezza dei nostri alunni e dei loro familiari. Si propongono pertanto alcune indicazioni operative invitando ciascuno di voi ad osservare i seguenti semplici accorgimenti di precauzione. I punti evidenziati in grassetto fanno riferimento in modo particolare alle attività di didattica a distanza. e Senell’esercizio dell’attività lavorativa e della didattica a distanza si utilizzano dispositivi di proprietà (es. PC, notebook, ecc.) verificare che tali strumenti siano dotati delle basilari misure di sicurezza (tra cui un sistema operativo aggiornato, un antivirus/antimalware, un firewall, una procedura di accesso, log-in, mediante password personale e segreta, un piano di back up, ecc.) e, in caso negativo, adottare le seguenti semplici misure di protezione. Per ricevere supporto è possibile contattare la segreteria che vi metterà in contatto con un tecnico; e nella scelta degli strumenti più utili per la realizzazione della didattica a distanza è necessario ricorrere unicamente a strumenti che abbiano fin dalla progettazione e per impostazioni predefinite misure a protezione dei dati personali degli alunni; e nelcaso incuisiutilizzino piattaforme web, si dovranno attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, configurandoli in modo da minimizzare i dati personali da trattare (evitando, ad esempio, geolocalizzazione e social login); e evitare di fare ricorso all’utilizzo di chiavette USB per la gestione di dati personali degli alunni se tali strumenti sono privi di un sistema protezione e di cifratura; e utilizzare sempre connessioni sicure alla rete internet e, in caso di collegamento mediante reti wi-fi, fare in modo che l’accesso a queste sia protetto da password; e elevare il grado di complessità delle password che si utilizzano prevedendo il loro cambiamento più frequentemente del solito; e non lasciare incustoditi i dispositivi elettronici ed evitare che i familiari possano accedere alle informazioni lavorative in essi conservate. Il salvataggio del materiale lavorativo contenente dati personali è permesso se strettamente necessario e comunque in cartelle protette, meglio se cifrate; ISTITUTO _____Provincia Agfyebin Repubblica Jidiacia COMPRENSIVO avlonima di Trento VALLE DEI LAGHI - [omissis] 3 - Vezzano - 38096 Vallelaghi (TN) - c.f. 96056790221 tel 0461864026 - 0461864630 - fax 0461340648 segr.ic.valledeilaghi@scuole.provincia.tn.it - www.icvalledeilaghidro.it se si utilizzano sistemi di posta elettronica per l’inoltro di messaggi a più destinatari è opportuno fare in modo di non mettere in condivisione e/o lasciare in chiaro i loro indirizzi (ad es. è assolutamente da evitare l’inoltro della stessa email a più indirizzi mediante sistema “in CC” in quanto li metterebbe immediatamente in condivisione e, cosa ancor peggiore, potrebbe comportare la diffusione di informazioni riservate quali ad es. lo stato di salute o particolari condizioni di alunni certificati, ecc.); se si utilizzano spazi di condivisione (es. “spazi virtuali” per la didattica) è necessario valutare a monte quali informazioni possano essere condivise con tutti coloro che vi accedono (alunni, loro familiari, terze parti) e quali invece devono rimanere protette e riservate attraverso uno scambio esclusivo e diretto con l’interessato. E” sempre importante prestare la massima attenzione per escludere la diffusione e la comunicazione di dati personali a soggetti non autorizzati (ad es. è assolutamente da evitare la restituzione “collettiva” dei compiti rendendoli visibili a tutti); informare sempre gli interessati (alunni, genitori) con un linguaggio facilmente comprensibile, in merito alle modalità di erogazione della didattica a distanza specificando quali sono i dati trattati,le modalità di trattamento degli stessi, i tempi di conservazione e le operazioni di trattamento che verranno eseguite. L'informativa di riferimento è pubblicata sul sito dell’istituto nella sezione privacy; l’utilizzo di servizi in cloud potrebbe essere potenzialmente pericoloso e pertanto deve avvenire tramite gli strumenti espressamente autorizzati dalla nostra scuola. In caso fosse necessario si invita ciascun insegnante a confrontarsi preventivamente con il Dirigente per l’attivazione di possibili nuovi sussidi tecnologici; non attivare o far attivare agli alunni una casella di posta elettronica personale laddove ciò non sia stato autorizzato dalla scuola e non vi sia il consenso dei referenti della responsabilità genitoriale e verificare che l’utilizzo degli strumenti in uso sia conforme alle istruzioni impartite a tutti gli alunni; prevedere incentivare la supervisione dei genitori sul corretto utilizzo di tutti gli strumenti messi a disposizione degli alunni per favorire la didattica a distanza e condividere con loro la logica della minimizzazione nel trattamento dei loro dati personali; ridurre al minimo l’utilizzo di materiale cartaceo ed eliminare i supporti contenenti dati personali laddove non sia più necessaria o obbligatoria la loro conservazione; nel caso di un incidente di sicurezza (“data breach”) comunicare immediatamente quanto occorso alla Dirigente; evitare l’uso di social network o di altre applicazioni facilmente hackerabili per il trattamento di dati personali connesso allo svolgimento di attività lavorativa. Anche in tal caso, laddove necessario, condividere con la Direzione l’attivazione di nuove soluzioni; ii ISTITUTO ie. COMPRENSIVO ftonoma VALLE DEI LAGHI - [omissis] 3 - Vezzano - 38096 Vallelaghi (TN) - c.f. 96056790221 tel 0461864026 - 0461864630 - fax 0461340648 segr.ic.valledeilaghi@scuole.provincia.tn.it - www.icvalledeilaghidro.it © fare in modo che la condivisione di informazioni e lo scambio di materiale (compiti, correzioni, consigli, ecc.) mediante sistemi di messaggistica istantanea si svolga prestando attenzione che i contenuti siano rivolti agli effettivi destinatari e non a terzi. Come precauzione si suggerisce di dotare il proprio telefono di un sistema di riconoscimento personale (es. pin o altro sistema di autenticazione); e non adottare nessuno strumento di lavoro senza la preventiva autorizzazione del Dirigente; * attenersi con scrupolo alle indicazioni indicate nel “vademecum operativo” predisposto dalla nostra scuola. Invito tutti alla massima attenzione, certo che questo particolare momento potrà essere superato nel migliore dei modi soltanto attraverso la collaborazione fattiva di tutti. Grazie per l’attenzione e cordiali saluti. \ mo ara Turrini