ISTITUTO COMPRENSIVO TABARRINI - C.F. 83002790505 C.M. PIIC824004 - A94F59F - ISTITUTO COMPRENSIVO MARCO TABARRINI POMARANCE Prot. 0009510/U del 28/12/2022 Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico ISTITUTO COMPRENSIVO “M. TABARRINI” | SCUOLA DELL’ INFANZIA, PRIMARIA E SECONDARIA DI | GRADO Via Cercignani, 38, 56045 POMARANCE (PISA) Tel. 0588 65034 & er C.M.P1IC3824004 — C.F. 83002790505 — COD. UNIVOCO FATTURAZIONE : UFJMFD e-mail :piic824004@pec.istruzione.it — piic824004@istruzione.it www.ictabarrini.edu.it Prot.come da segn. Pomarance, 28/12/2022 Spett.le FABIO PIETROSANTI PEO: comunicazioni @pec.monitora-pa.it Oggetto: Integrazione a nostra risposta prot. n. 0007612/U del 14/10/2022 a Sua richiesta di accesso civico generalizzato pervenuta il 20/09/2022 ai sensi dell’art. 5, co. 2, del D.Lgs. 14 marzo 2013 n. 33, a seguito di istanza di riesame al RPCT c/o USR Toscana ex art. 5, co. 7, del D.Lgs. n. 33/2013 Con riferimento alla richiesta in oggetto, pervenuta al ns. indirizzo PEC PIIC824004@pec.istruzione.it il 20/09/2022 alle ore 02:50:40 (+0200), avente ad oggetto “[RIF FOIA-01.PIIC824004] RICHIESTA DI ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO”, inviata dalla casella PEC comunicazioni@pec.monitora-pa.it, con codice identificativo del messaggio opec2113.20220920025040.12422.19.1.82@certmail.irideos.it, acquisita agli atti con ns. prot. n. 0006613 del 20/09/2022, ad integrazione della ns risposta prot. n.0007612 del 14/10/2922, a seguito di istanza di riesame al RPCT c/o USR Toscana ex art. 5, co.7, del D.Lgs. n. 33/2013, e della Nota dell’USR Toscana n. 0018850 del 01/12/2022 si comunica quanto segue: 1) Richiesta di “copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”; In merito a ciò si rappresenta che: a) in relazione alla posta elettronica istituzionale, gli istituti usufruiscono, in concessione, di una casella di posta elettronica e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Da ciò ne consegue che le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dall’amministrazione centrale del Ministero. Pertanto, questo Istituto non può accogliere la sua richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in disponibilità della scuola; b) in relazione alle piattaforme DaD/DDI e mail utilizzate dall'Istituto (G Suite for Education successivamente Google Workspace for Education Fundamentals), si ISTITUTO COMPRENSIVO TABARRINI - C.F. 83002790505 C.M. PIIC824004 - A94F59F - ISTITUTO COMPRENSIVO MARCO TABARRINI POMARANCE Prot. 0009510/U del 28/12/2022 Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico rammenta che queste sono concesse agli Istituti Scolastici di ogni grado con una licenza di utilizzo gratuita. Per questo motivo non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto tra le parti è regolato dai Termini di condizioni e utilizzo della piattaforma, che l’Istituto ha sottoscritto prima dell’attivazione del servizio. Tali termini di utilizzo sono pubblici e sono reperibili sui siti web delle piattaforme in questione. Si inseriscono pertanto 1 link a tali documenti: https://policies.coogle.com/terms/archive/20190122?hl=it https://policies.soogle.com/terms/archive/20200331?hl=1t https://policies.google.com/terms?hl=i1t c) in relazione alla richiesta dei contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e Axios, software house, che fornisce 1 servizi di Registro Elettronico e Segreteria Digitale, si rappresenta che il contratto stipulato dall’Istituto con Axios è formalizzato attraverso il “Modulo d’ordine” che l’Istituto ha inviato in Axios, attraverso la rete vendita, e regolamentato attraverso i seguenti documenti: - “Contratto e Licenza d'Uso” scaricabile dal sito web di Axios al seguente link: https://axiositalia.1t/wpcontent/uploads/2022/09/M.GES_ 03.06 Licenza duso software Axios 20220929 signed.pdf “DPA (Data Processing Agreement)”, reso disponibile al link https://axiositalia.it/wp- content/uploads/2022/09/29.09.22-DPA _Axios_ Italia Srl 2 signed.pdf in conformità all’art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (Responsabile del trattamento). I moduli d’ordine e le relative determine sono reperibili nell’apposita sezione di Amministrazione Trasparente, raggiungibile dal sito istituzionale, in osservanza del d.lgs. n. 33/2013: https://www.trasparenzascuole.it/Public/AmministrazioneTrasparente.aspx?Customer_ID=96e4d fbc-bc61-4985-9db1-280da5bec298&P=d1b3a3ad-a398-4557-a71b-06a31e06adfa 2) Richiesta di “copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall’Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell’utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/21, 2021/22” In riscontro a tale punto, si richiama il provvedimento del 26 marzo 2020, con cui il Garante per la protezione dei dati personali ha voluto fornire una serie di chiarimenti in merito all’utilizzo dei sistemi di didattica a distanza e dei registri elettronici. In particolare, il Garante, con riferimento alle valutazioni di impatto ha affermato che “la valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati.” Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell’utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biometrici). ISTITUTO COMPRENSIVO TABARRINI - C.F. 83002790505 C.M. PIIC824004 - A94F59F - ISTITUTO COMPRENSIVO MARCO TABARRINI POMARANCE Prot. 0009510/U del 28/12/2022 Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico A tal riguardo occorre precisare che, con il già menzionato provvedimento, il Garante non ha in alcun modo derogato all'applicazione del GDPR per asseriti motivi emergenziali, fornendo solamente precisazioni utili ad un corretto approccio alla didattica a distanza in vista della sua massiva adozione. La DPIA, quindi, è obbligatoria in casi specifici e normati, tra 1 quali non ricadono 1 trattamenti di dati in ambito scolastico , non effettuando la scuola nessuno dei trattamenti di cui alle lettere a), b) e c) del suddetto articolo (trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c), atteso che il trattamento dei dati avviene per le sole finalità istituzionali. La scuola infatti ha utilizzato la piattaforma attivando le sole funzionalità previste e gestendo gli accessi e le abilitazioni tramite la creazione di specifiche utenze con specifici permessi. La scuola ha abilitato 1 soli servizi essenziali regolati da termini di utilizzo che vincolano i Provider di servizio alla non registrazione e alla non divulgazione dei dati. Pertanto l'Istituto non può accogliere la Sua richiesta, in quanto trattasi di documento non previsto e non obbligatorio. L’Istituto non utilizza piattaforme di monitoraggio sistematico degli utenti. 3) Richiesta di “copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell’istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023; In merito al punto in oggetto, si rappresenta che l’Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali è sempre stato indirizzato verso l'ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. Si ricorda altresì che il provvedimento del 26 marzo 2020, reso dal Garante a causa dell’epidemia di Covid-19, non decade con il termine dello stato d’emergenza (31 marzo 2022) ma resta valido anche dopo tale termine. Come già specificato nella precedente nostra risposta del 14/10/2022 (prot.n. 0007612), la richiesta comporta un carico di lavoro oneroso, se commisurato all'interesse conoscitivo dell’istanza, per la segreteria dell’Istituto costituita da soli quattro elementi. La richiesta inoltre, appare generica, non individuando con esattezza la documentazione richiesta e connotata da carattere esplorativo, oltre che riferirsi anche a dati che, in quanto “non rivolti esclusivamente alla didattica”, sembrano esulare dai compiti istituzionali. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta. 4) Richiesta di “copia della valutazione d'impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art.35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell’utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico adottate nell’anno scolastico 2022-23 dall’Istituto in indirizzo”; Come già rappresentato in riscontro alla richiesta di cui ai punti 1) e 2), si evidenzia che l’art 35 GDPR prevede precisi casi in cui è necessaria la DPIA. Tra questi non rientrano quelli in esame. Inoltre, si rammenta che il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei trattamenti soggetti a DPIA (https://www.gearanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-isplay/docweb/9058979) e, tra ISTITUTO COMPRENSIVO TABARRINI - C.F. 83002790505 C.M. PIIC824004 - A94F59F - ISTITUTO COMPRENSIVO MARCO TABARRINI POMARANCE Prot. 0009510/U del 28/12/2022 Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico questi, non sono presenti quelli citati nella richiesta pervenuta. Sulla valutazione d'impatto il Garante ha poi precisato che: "si evidenzia come le espressioni trattamenti "sistematici" e "non occasionali" indicate nell'Elenco delle tipologie di trattamenti, soggetti al meccanismo di coerenza, da sottoporre a valutazione di impatto di cui ai punti 6, 11 e 12 sono riconducibili al criterio della "larga scala" (https://www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/DPIA)”. Non basta, quindi, la presenza di un trattamento verso minori, ma serve anche la “larga scala”, elemento che, ritornando anche al provvedimento del 26 marzo 2020, non è rinvenibile con riferimento alla singola scuola L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. 5) Richiesta di “copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all'estero (TIA), afferente all'eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell'Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell'anno scolastico 2022/2023 dall’Istituto in indirizzo”; Come già indicato nel riscontro alla richiesta di cui al punto 1), le software house per 1 servizi di posta istituzionale sono scelte a livello ministeriale. L'eventuale necessità di tale documento è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. L’Istituto non può pertanto accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in disponibilità della scuola Per quanto concerne 1 servizi relativi alla Piattaforma per messaggistica, videoconferenza, didattica digitale integrata in uso (Google Workspace accreditata AgID (Attps://catalogocloud.agid.gov.it/service/690) secondo rigide procedure di accreditamento), è stata configurata in modo da impedire il monitoraggio dei comportamenti degli utenti ed anche in questo caso, il trasferimento di dati all'estero è puramente eventuale e la richiesta appare esplorativa. Si rappresenta che anche in questo caso la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) non ricade in questa ipotesi, e ciò in quanto gli istituti scolastici non effettuano trattamenti automatizzati (punto a art. 35, comma 3 GDPR), né su larga scala (punto b, art. 35 comma 3 GDPR) né sistematici (punto c art. 35, comma 3 GDPR). L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. 6) Richiesta: “copia della valutazione comparativa ai sensi dell’art.68 del D.Lgs 7/3/2005 n.82 realizzata per provvedere all’acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall’Istituto in indirizzo”. In riscontro al presente punto, si rileva come la normativa che regola gli acquisti da parte delle scuole richiama non solo l’applicazione del CAD [omissis] , ma anche del codice dei contratti pubblici (d.1gs. 50/16) e del regolamento di contabilità delle scuole (Decreto 28 agosto 2018, n. 129), 1 quali non indicano alcun chiaro obbligo di conservare agli atti della scuola valutazioni comparative per acquisti sotto-soglia. ISTITUTO COMPRENSIVO TABARRINI - C.F. 83002790505 C.M. PIIC824004 - A94F59F - ISTITUTO COMPRENSIVO MARCO TABARRINI POMARANCE Prot. 0009510/U del 28/12/2022 Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il pubblico L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Inoltre, non è stata effettuata alcuna valutazione comparativa in quanto le piattaforme usate durante il periodo della pandemia sono state fornite gratuitamente dai vendor e opzionate sulla base delle indicazioni rese dal [omissis] decisione dell’amministrazione competente il richiedente può proporre ricorso al Tribunale amministrativo regionale ai sensi dell'articolo 116 del Codice del processo amministrativo di cui al decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104. IL DIRIGENTE SCOLASTICO [omissis] Documento firmato digitalmente ai sensi del c.d. Codice dell’Amministrazione Digitale e normativa vigente Firmato da: DIRIGENTE SCOLASTICA Prof. [omissis] fiscale: PNSLRA66559M126F 28/12/2022 11:56:43