GRIS003001 - AOFFA94 - REGISTRO PROTOCOLLO - 0009395 - 29/12/2022 - 1.4 - U Istituto Statale Istruzione Superiore “POLO AMIATA OVEST” Erasmus+ SEDE. CENTRALE: Via Risorgimento 28 - 58031 Arcidosso (GR) - e-mail: gris003001@istruzione.it - pec: gris003001@pec.istruzione.it Spett.le Monitora PA comunicazioni(@pec.monitora-pa.it all’attenzione del Sig. FABIO PIETROSANTI Oggetto: richiesta di accesso civico generalizzato VISTA la vs. richiesta di accesso pervenuta in data 20 settembre 2022; VISTA la nota di risposta della scrivente inviata il 14 ottobre 2022 Si comunica quanto di seguito riportato. RISPOSTA ALLA RICHIESTA N.1 SI precisa quanto segue: A) SERVIZI DI POSTA ELETTRONICA L’I.S.I.S. “Polo Amiata Ovest” utilizza una casella di posta elettronica e una casella di posta certificata PEC fornite dal [omissis] messaggistica non è utilizzato alcun sistema. Il servizio di posta elettronica con dominio intestato all’Istituto viene fornito con una licenza di utilizzo gratuita e, pertanto, non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto tra le parti è regolato dai Termini e condizioni di utilizzo del servizio che sono pubblici e sono reperibili sul sito web di Google Workspace: - Google for Workspace: https://workspace. google.it/intl/it/terms/education_terms.html - Google for Workspace (Termini integrativi): https://workspace. google it/intl/it/terms/service-terms/index html Istituto Tecnico e Prof.le “L. da Vinci” GRRI00301L - GRTF00301D | Via Risorgimento, 28 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966229 - Fax 0564/966282 Liceo Scienze Umane “G. Peri” GRPS00301B Corso Toscana, 7 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966371 - Fax 0564/968355 Convitto annesso all’Istituto Prof.le Fiffitato digitalmerit&da-@RISTIANG PALLA Tel./Fax 0564/966820 Rev. 08-07-2021 GRIS003001 - AOFFA94 - REGISTRO PROTOCOLLO - 0009395 - 29/12/2022 - 1.4 - U Istituto Statale Istruzione Superiore “POLO AMIATA OVEST” Erasmus+ SEDE. CENTRALE: Via Risorgimento 28 - 58031 Arcidosso (GR) - e-mail: gris003001@istruzione.it - pec: gris003001@pec.istruzione.it B) PIATTAFORME DAD/DDI La piattaforma Google Workspace for Education Fundamentals, che viene utilizzata dall’I.S.I.S. “Polo Amiata Ovest” è concessa con una licenza di utilizzo gratuita. Pertanto, non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto è regolato dai Termini e condizioni di utilizzo della piattaforma, che sono pubblici e sono reperibili sul sito web della piattaforma in questione: - Google for Workspace: https://workspace. google.it/intl/it/terms/education_terms.html - Google for Workspace (Termini integrativi): https://workspace. google. it/intl/it/terms/service-terms/index. html SI tratta di documenti accessibili e già disponibili pubblicamente. C) REGISTRO ELETTRONICO E SEGRETERIA DIGITALE Le condizioni generali di contratto sono prodotte in allegato e le determine di spesa sono pubblicate nell’apposita sezione di Amministrazione Trasparente, raggiungibile dal sito istituzionale ai seguenti link: https://nuvola madisoft.it/bacheca-digitale/10701/documento/GRIS003001/1 https://nuvola.madisoft.it/bacheca-digitale/11593/documento/GRIS003001/1 RISPOSTA ALLA RICHIESTA N.2 La DPIA non è obbligatoria come da provvedimento del Garante del 26 marzo 2020 “Ila valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per 1 casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne 1 rischi per 1 diritti e le libertà degli interessati.”. Sul punto, nella pagina dedicata proprio alla valutazione d’impatto, il Garante ha precisato che: si evidenzia come le espressioni trattamenti "sistematici" e "non occasionali" indicate nell'Elenco delle tipologie di trattamenti, soggetti al meccanismo di coerenza, da sottoporre a valutazione di impatto di cui ai punti 6, 11 e 12 sono riconducibili al criterio della "larga scala". Non basta quindi la presenza di un trattamento verso minori ma serve anche la “larga scala”, elemento che, ritornando anche al provvedimento del 26 marzo 2020, non è rinvenibile con riferimento alla singola scuola. RISPOSTA ALLA RICHIESTA N.3 Istituto Tecnico e Prof.le “L. da Vinci” GRRI00301L - GRTF00301D | Via Risorgimento, 28 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966229 - Fax 0564/966282 Liceo Scienze Umane “G. Peri” GRPS00301B Corso Toscana, 7 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966371 - Fax 0564/968355 Convitto annesso all’Istituto Prof.le Fiffitato digitalmerit&da-@RISTIANG PALLA Tel./Fax 0564/966820 Rev. 08-07-2021 GRIS003001 - AOFFA94 - REGISTRO PROTOCOLLO - 0009395 - 29/12/2022 - 1.4 - U Istituto Statale Istruzione Superiore “POLO AMIATA OVEST” Erasmus+ SEDE. CENTRALE: Via Risorgimento 28 - 58031 Arcidosso (GR) - e-mail: gris003001@istruzione.it - pec: gris003001@pec.istruzione.it L’I.S.I.S. “Polo Amiata Ovest” ha attivato nel pannello di amministrazione di Google Workspace i soli servizi essenziali (Gmail, Classroom, ...) vincolando Google Workspace for Education Fundamentals (la versione gratuita) alla non registrazione e alla non divulgazione. Inoltre, essendo la sua richiesta generale, si fornisce in allegato il Piano scolastico per la DDI. RISPOSTA ALLA RICHIESTA N.4 La Didattica a Distanza (DaD) non è più uno strumento previsto dal Ministero competente, come indicato nella Nota 1199 del 28 agosto 2022 nella quale si legge che l’obiettivo è garantire la frequenza scolastica in presenza, limitando al massimo l’impatto delle misure di contenimento dell’epidemia. L'Istituto ha comunque la facoltà di mantenere attiva la piattaforma Google Workspace for Education Fundamentals (la versione gratuita) come strumento complementare e/o di rinforzo alle attività didattiche dell'anno scolastico 2022/2023, come anche previsto nel Piano scolastico per la DDI allegato. La DPIA non è, comunque, obbligatoria come da provvedimento del Garante del 26 marzo 2020 “la valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne 1 rischi per 1 diritti e le libertà degli interessati.”. Sul punto, nella pagina dedicata proprio alla valutazione d’impatto, il Garante ha precisato che: s1 evidenzia come le espressioni trattamenti "sistematici" e "non occasionali" indicate nell'Elenco delle tipologie di trattamenti, soggetti al meccanismo di coerenza, da sottoporre a valutazione di impatto di cui ai punti 6, 11 e 12 sono riconducibili al criterio della "larga scala". Non basta quindi la presenza di un trattamento verso minori ma serve anche la “larga scala”, elemento che, ritornando anche al provvedimento del 26 marzo 2020, non è rinvenibile con riferimento alla singola scuola. RISPOSTA ALLA RICHIESTA N.5 Si premette che l’Istituto scolastico nel periodo di emergenza pandemica, al fine di garantire lo svolgimento delle funzioni istituzionali nell’interesse pubblico, ha utilizzato piattaforme Certificate AGID e/o suggerite dal Ministero dell’Istruzione sul proprio sito, per le quali il rischio per l’utilizzo doveva essere calcolato a monte, pena la revoca delle Certificazioni. L'Istituto ha provveduto alla verifica dell’utilizzo delle Piattaforme, per le sole finalità didattiche, limitandone l’uso per mezzo di opportune configurazioni e procedure l’Istituto scrivente ha attivato 1 soli servizi essenziali (Gmail, Classroom, ...) ed ha, altresì, provveduto a impostare correttamente la Data Region e i dati di conformità al GDPR, configurabili dal pannello di amministrazione di Google Workspace. Queste scelte rendono inutile la redazione della TIA. Istituto Tecnico e Prof.le “L. da Vinci” GRRI00301L - GRTF00301D | Via Risorgimento, 28 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966229 - Fax 0564/966282 Liceo Scienze Umane “G. Peri” GRPS00301B Corso Toscana, 7 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966371 - Fax 0564/968355 Convitto annesso all’Istituto Prof.le Fiffitato digitalmerit&da-@RISTIANG PALLA Tel./Fax 0564/966820 Rev. 08-07-2021 GRIS003001 - AOFFA94 - REGISTRO PROTOCOLLO - 0009395 - 29/12/2022 - 1.4 - U Istituto Statale Istruzione Superiore “POLO AMIATA OVEST” Erasmus+ SEDE. CENTRALE: Via Risorgimento 28 - 58031 Arcidosso (GR) - e-mail: gris003001@istruzione.it - pec: gris003001@pec.istruzione.it C.M. GRIS003001 - C.F. 80008280531 - Codice Unico Ufficio: UFFFOO - www.poloamiataovest.edu.it A questi link sono reperibili le documentazioni Google legate alla scelta della Data Region e ai servizi essenziali attivati: https://support.google.com/a/answer/6356441?hl=en https://support. google.com/a/answer/7630496 https://support.google.com/a/answer/9223653?hl=en https://support.coogle.com/a/answer/60762?hl=en Trattandosi di una particolare valutazione di impatto sulla protezione dei dati (in questo specifico caso trasferiti all’estero), questa tipologia di trattamento è anch’essa regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La TIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati, né su larga scala, né sistematici. RISPOSTA ALLA RICHIESTA N.6 A) PIATTAFORMA DI DIDATTICA DIGITALE INTEGRATA Con l'adozione della piattaforma Google Workspace for Education Fundamentals (la versione gratuita) come strumento complementare e/o di rinforzo alle attività didattiche dell'anno scolastico 2022/2023 l’Istituto scrivente opererebbe in continuità con gli anni scolastici precedenti: non verrà effettuata nessuna valutazione comparativa, poiché ci apprestiamo a confermare l’utilizzo degli strumenti già attivati in precedenza, avendo osservato, nel caso di migrazione, un concreto rischio di eccessivi oneri in termini di costi di migrazione e formazione del personale. B) REGISTRO ELETTRONICO Si rileva come la normativa che regola gli acquisti da parte delle scuole richiama non solo l’applicazione del CAD [omissis] ma anche del codice dei contratti pubblici (d.lgs. 50/16) e del regolamento di contabilità delle scuole (Decreto 28 agosto 2018, n. 129), i quali non indicano alcun chiaro obbligo di conservare agli atti della scuola valutazioni comparative per acquisti sotto-soglia. Stante la peculiare struttura del mercato di riferimento, il contenuto numero di operatori attivi, la particolare soddisfazione maturata nel precedente rapporto contrattuale e la relativa competitività del prezzo offerto, valutati gli eccessivi oneri in termini di costi (per migrazione, formazione del personale docente, formazione del personale non docente) e valutati 1 rischi per l’integrità dei dati trattati in caso di migrazione, l’Istituto scrivente ha confermato e rinnovato in affidamento diretto il contratto stipulato con il fornitore degli anni precedenti, D.Lgs 56/2017. Di conseguenza non è stata effettuata alcuna valutazione comparativa. + Il Dirigente Scolastico [omissis] Istituto Tecnico e Prof.le “L. da Vinci” GRRI00301L - GRTF00301D | Via Risorgimento, 28 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966229 - Fax 0564/966282 Istituto Tecnico Economico “P. Balducci” | GRTD003028 Via Davide Lazzaretti, 1 | 58037 SANTA FIORA (GR) Tel./Fax 0564/977132 Liceo Scienze Umane £G. Peri” GRPS00301B Corso Toscana, 7 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966371 - Fax 0564/968355 Convitto annesso all’Istituto Prof.le Fiffitato digitalmerit&da-@RISTIANG PALLA Tel./Fax 0564/966820 Rev. 08-07-2021 GRIS003001 - AOFFA94 - REGISTRO PROTOCOLLO - 0009395 - 29/12/2022 - 1.4 - U LS Istituto Statale Istruzione Superiore “POLO AMIATA OVEST” "ner Erasmus+ SEDE. CENTRALE: Via Risorgimento 28 - 58031 Arcidosso (GR) - e-mail: gris003001@istruzione.it - pec: gris003001@pec.istruzione.it Istituto Tecnico e Prof.le “L. da Vinci” GRRI00301L - GRTF00301D | Via Risorgimento, 28 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966229 - Fax 0564/966282 Liceo Scienze Umane “G. Peri” GRPS00301B Corso Toscana, 7 58031 ARCIDOSSO (GR) Tel. 0564/966371 - Fax 0564/968355 Convitto annesso all’Istituto Prof.le Fiffitato digitalmerit&da-@RISTIANG PALLA Tel./Fax 0564/966820 Rev. 08-07-2021