Scuola dell'Infanzia Nencioni - Torrigiani - Scuola Primaria Agnesi - Nencioni - Torrigiani Scuola Secondaria di I Grado “N. Machiavelli” Regolamento per lo svolgimento delle sedute degli Organi Collegiali a distanza Art. 1- Ambito di applicazione Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, degli Organi Collegiali (Collegio dei Docenti e sue articolazioni, Giunta Esecutiva, Consiglio di Istituto, Consigli di Classe, Interclasse e Intersezione) dell’Istituto Comprensivo Oltrarno. Esso ha validità durante il periodo dell'emergenza COVIDI19 e durante i periodi nei quali, per disposizione normativa, oppure su indicazione dell’RSPP o comunque in via precauzionale in relazione all'emergenza COVID 19 non sia praticabile lo svolgimento di regolari riunioni in presenza. Ha validità anche in periodi ordinari qualora si ritenga la modalità telematica adeguata alla tipologia di riunione. Art. 2— Definizioni Ai fini del presente Regolamento, per “riunioni a distanza” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all’art.1 che si svolgono con le seguenti modalità: a) la sede dell’incontro sia virtuale, cioè tutti i componenti partecipino da luoghi diversi tramite videoconferenza b) uno o più dei componenti l’organo partecipi a distanza, ossia da luoghi diversi dalla sede fisica dell’incontro fissato nella convocazione Singoli partecipanti in remoto durante le sedute ordinarie dovranno essere autorizzati da parte del Dirigente Scolastico o del Presidente del Consiglio di Istituto. 2. Per videoconferenza si intende l’utilizzo di canali elettronici finalizzati a permettere la comunicazione tra gruppi di persone situate contemporaneamente in due o più luoghi diversi, attraverso modalità telematiche audio e video con supporto di connessione internet stabile e idonea a garantire tutte le funzionalità necessarie alla partecipazione all’incontro. Art. 3 — Requisiti tecnici minimi La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti 1 partecipanti, con piena funzionalità degli applicativi audio e video. In caso di indisponibilità di tali strumenti è possibile effettuare il collegamento da una sede dell’Istituto, previa autorizzazione del Dirigente Scolastico . Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità di: a) visionare atti e documenti mostrati dal Presidente e oggetto di votazione; b) intervenire nella discussione; PEC: flic84300p@pec.istruzione.it Codice meccanografico: FIIC84300P. Codice fiscale 80027070483 Scuola dell'Infanzia Nencioni - Torrigiani - Scuola Primaria Agnesi - Nencioni - Torrigiani Scuola Secondaria di I Grado “N. Machiavelli” c) votare; e) approvare il verbale; f) garantire la segretezza della seduta La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone il completo adempimento delle formalità necessarie in relazione all’account istituzionale. Art. 4- Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli Organi Collegiali per deliberare sulle materie di rispettiva competenza. Art. 5— Convocazione e svolgimento delle sedute 1. La convocazione delle riunioni degli OO.CC. a distanza, deve essere inviata, a cura del Presidente o del Dirigente Scolastico , a tutti i componenti dell’organo di norma almeno cinque giorni prima della data fissata per la riunione, tramite posta elettronica o circolare interna. 2. La convocazione contiene l'indicazione del giorno, dell’ora, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico che sarà utilizzato per la riunione a distanza. 3. Il link per la partecipazione alla seduta viene comunicato con mail istituzionale o con altro mezzo elettronico solo agli aventi diritto a partecipare e non può essere diffuso ad altre persone. 4. La partecipazione a distanza deve avvenire secondo le modalità previste nel presente Regolamento, con l’account istituzionale e con presenza in video, di norma, per tutta la durata della seduta. Non saranno accettati per ragioni di sicurezza partecipanti con altro indirizzo mail, tranne nel caso di figure esterne preventivamente autorizzate a partecipare alle sedute. 5. L’attestazione di presenza avverrà all’inizio e al termine della riunione, tramite riconoscimento visivo dei partecipanti e/o tramite apposizione del nominativo del partecipante in chat, secondo le tempistiche indicate dal Presidente della seduta. 6. E’ dovere e responsabilità del membro dell’organo collegiale verificare preventivamente il corretto funzionamento di strumenti e connessione. E’ necessario disattivare il microfono quando non si interviene. Il turno di parola va prenotato scrivendo sulla chat l'intenzione di intervenire o usando l’apposita funzionalità. Quando il moderatore dà il turno di parola, l’interessato attiverà il proprio microfono. 7. Per la validità delle sedute in modalità telematica restano fermi 1 requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria. La sussistenza del numero legale è verificata da chi presiede l'organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta. E’ facoltà del Presidente verificare le presenze nel corso della seduta. 8. La manifestazione del voto può avvenire tramite dichiarazione verbale o attraverso espressione scritta tramite la funzionalità della chat o attraverso l’utilizzo di altri applicativi. 9. È consentito collegarsi da qualsiasi luogo che permetta il rispetto delle prescrizioni di cui al presente Regolamento e, in ogni caso, con l’adozione di tutti gli accorgimenti tecnici e pratici che garantiscano la riservatezza della seduta. E’ pertanto vietato il collegamento da luoghi pubblici e/o da luoghi privati in presenza di terzi non autorizzati, se non previsto. E° compito del membro dell’O.C. partecipare alla seduta con supporto di connessione internet stabile e idonea a garantire tutte le funzionalità necessarie allo svolgimento dell’incontro. PEC: flic84300p@pec.istruzione.it Codice meccanografico: FIIC84300P. Codice fiscale 80027070483 Scuola dell'Infanzia Nencioni - Torrigiani - Scuola Primaria Agnesi - Nencioni - Torrigiani Scuola Secondaria di I Grado “N. Machiavelli” 10. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’Ordine del giorno, compete al Presidente, con l’ausilio del Segretario verbalizzante, verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti. In caso di Collegio Docenti saranno individuati dal Dirigente uno o due docenti facenti funzione di moderatori della chat per la richiesta di interventi e che si occuperanno di seguire il processo di votazione. 11. Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano dei problemi tecnici che rendano difficoltoso il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea se il numero legale è garantito; se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere interrotta e rinviata ad altro giorno/ora. Il docente che è incorso in problemi di collegamento alla videoconferenza dovrà produrre giustifica scritta entro tre giorni dalla data della seduta. 12. Qualora durante una votazione si manifestino dei problemi di connessione generalizzati, e non sia possibile ripristinare il collegamento in tempi brevi, il Presidente ripete la votazione dopo aver ricalcolato il quorum di validità della seduta e della conseguente votazione. In tal caso restano valide le deliberazioni adottate fino al momento della sospensione della seduta. Le votazioni si svolgono nei tempi indicati dal Presidente della seduta. 13. Sono vietate ai partecipanti la registrazione audio e/o video, fotografica della videoconferenza e la copia non autorizzata dei contenuti della chat. Tale opportunità sarà valutata e realizzata, se ritenuta utile, a cura della Presidenza e in seguito a preventiva informativa. 14. L'eventuale impossibilità a partecipare sarà comunicata dagli interessati al Dirigente Scolastico . I docenti giustificheranno 1 ritardi e le assenze alle riunioni degli OO.CC. entro tre giorni dalla data della seduta. 1. Art6— Verbale di seduta Della riunione dell’organo in modalità telematica viene redatto apposito verbale, nel quale devono essere riportati: e L'indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta; e L'indicazione della piattaforma utilizzata e Il nominativo del presidente e del segretario verbalizzante e L’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dello stesso. Il verbale della riunione telematica è trasmesso tramite posta elettronica e in formato pdf, a tutti i componenti l’organo per l’esplicita approvazione nella riunione successiva. Art. 7 — Disposizioni transitorie e finali. 1. Il presente Regolamento è emanato con delibera del Consiglio di Istituto ed entra in vigore il giorno successivo alla sua approvazione 2. .Il presente Regolamento può essere integrato o rinnovato dello stesso Organo che lo ha approvato sulla base di eventuali indicazioni ministeriali o per sopraggiunte esigenze organizzative nelle medesime modalità seguite per la sua approvazione. PEC: flic84300p@pec.istruzione.it Codice meccanografico: FIIC84300P. Codice fiscale 80027070483