Ministero dell'Istruzione pon Ufficio Scolastico Regionale per la Lombardia 0200 FONDI ISTITUTO COMPRENSIVO ADA NEGRI a STRUTTURALI Via Don Milani - 20020 MAGNAGO (MI) SUROGS Tel. 0331658080 Codice Fiscale: 93018880158 Codice Meccanografico MIIC84200D E-mail: MIIC84200D@istruzione.it PEC: MIIC84200D@pec.istruzione.it Sito: www.icadanegri.gov.it Oggetto: Richiesta FOIA-01-M//C84200D ai sensi dell’art. 5, comma 2 del D.Lgs 14 marzo 2013 n. 33 Egr. sig. Fabio PIETROSANTI, Con riferimento alla Sua richiesta FOIA di Accesso Civico Generalizzato, pervenuta via PEC allo scrivente Istituto in data 19/09/2022 e protocollata con protocollo 4190 S.D. si comunica che la stessa non può essere accolta per i seguenti motivi. Richiesta 1 — Copia del contratto (o altro atto giuridico) sottoscritto per l'utilizzo di Posta elettronica istituzionale, piattaforme DAD/DDI, software house che fornisce il registro elettronico relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023 Precisazioni ' La definizione di contratto è contenuta nell'art. 1321 del Codice Civile: _34_ [omissis] contratto regola quindi rapporti economici tra i sottoscrittori. Si segnala, preliminarmente, che la richiesta presentata allo scrivente Ufficio appare sproporzionata e onerosa, coinvolgendo servizi erogati anche da altri enti pubblici e amministrazioni con cui la scuola interagisce (come l’amministrazione centrale del Ministero dell'Istruzione). Inoltre, la richiesta copre un periodo di tre anni scolastici, con la conseguenza di risultare esorbitante rispetto allo scopo e cagionare la paralisi all'attività scolastica . Unitamente, si rappresentano altre ragioni di diniego, che si dettagliano di seguito. Servizi di posta elettronica L'Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Per quanto attiene ai contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e le software house che forniscono i servizi di posta elettronica con dominio intestato all’Istituto, sono pubblicati nell'apposita sezione di amministrazione trasparente, raggiungibile dal sito web istituzionale, in osservanza del D. Lgs. 33/2013. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documentazione già disponibile pubblicamente. Piattaforma DaD/DDI Le piattaforme DaD/DDI utilizzate dall'Istituto sono concesse agli Istituti Scolastici di ogni grado con una licenza di utilizzo gratuita. Per questo motivo non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto tra le parti è regolato dai Termini e condizioni di utilizzo della piattaforma, che l'Istituto ha dovuto sottoscrivere prima dell’attivazione del servizio. | termini di utilizzo sono pubblici e sono reperibili sui siti web delle piattaforme in questione: - Google for Workspace: https://Wworkspace.google.it/intl/it/terms/education terms.html - Google for Workspace (Termini integrativi): https://workspace.google.it/intl/it/terms/service- terms/index.html - Microsoft 365: https://www.microsoft. com/en/microsoft-365/b usiness/terms-and-cond itions - Weschool: https://www.weschool.com/termini-e-condizioni/ - Weschool: https://wp-assets.weschool.com/wp-content/uploads/2021/09/10100756/WeSchool- Contratto-Scuole-V3-30092020-1.pdf L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti pubblicati ed aggiornati da altro soggetto, pubblicamente accessibili sui siti delle piattaforme in questione e già disponibili pubblicamente. Registro Elettronico e Segreteria Digitale | contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e le software house che forniscono i servizi di Registro Elettronico e Segreteria Digitale sono pubblicati nell'apposita sezione di Amministrazione Trasparente, raggiungibile dal sito istituzionale, in osservanza del D.LGS. N. 33/2013. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. Alcune software house hanno reso pubblica una copia del contratto di fornitura: - Axios: https://axiositalia.it/wp- content/uploads/2022/07/M.GES 03.06 Licenza duso software Axios 20220630-signed-1.pdf [ Richiesta 2 -- DPIA per piattaforma DDI per gli A.S. 2020-21 e 2021-22 La valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è regolata dall'art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici infatti non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Anche il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n. 64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: _35_ [omissis] normativa emergenziale in vigore negli anni scolastici in oggetto, il Garante Italiano ha altresì dichiarato che NON era richiesta la DPIA per il trattamento effettuato da una singola scuola nell'ambito di un servizio online di videoconferenza o di una piattaforma. A tal riguardo occorre precisare che, con il già menzionato provvedimento, il Garante non ha in aleun modo derogato all'applicazione del GDPR per asseriti motivi emergenziali, fornendo solamente precisazioni utili ad un corretto approccio alla didattica a distanza in vista della sua massiva adozione. Le DPIA dei fornitori di piattaforme DDI sono comunque disponibili sui siti web delle piattaforme in questione. - Microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr-dpia-office365 - Google: https://cloud.google.com/privacy/data-protection-impact-assessment L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori, o comunque già disponibili pubblicamente. L'Istituto non utilizza piattaforme di monitoraggio sistematico degli utenti. Richiesta 3 — Misure tecniche previste e adottate per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023 La richiesta non è chiara, dal momento che non specifica “piattaforme più complesse” rispetto a cosa, o “servizi più complessi’ rispetto a cosa. L'Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali si è sempre indirizzato verso l'ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. La scuola ha attivato una gestione peculiare della piattaforma attivando le sole funzionalità previste e gestendo gli accessi e le abilitazioni tramite la creazione di specifiche OU con specifici permessi. La scuola ha attivato i soli servizi essenziali (Gmail, Classroom, ...) regolati da termini di utilizzo che vincolano Google alla non registrazione e alla non divulgazione. Servizi non essenziali possono essere attivati solo per specifiche OU non collegate agli studenti. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. [ Richiesta 4 - DPIA per posta elettronica, DDI, registro elettronico per l’A.S. 2022-23 Posta Elettronica Come già rappresentato in riscontro alla Richiesta di cui ai punti 1) e 2), le software house sono scelte a livello Ministeriale; la necessità di DPIA è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Piattaforma DDI (Messaggistica, videoconferenza, etc) La Didattica a Distanza (DaD) non è più uno strumento previsto dal Ministero competente, come indicato nella Nota 1199 del 28 agosto 2022 nella quale si legge che l’obiettivo è garantire la frequenza scolastica in presenza, limitando al massimo l'impatto delle misure di contenimento dell'epidemia. E' pertanto un errore richiedere una DPIA su un servizio (la DaD) non più attivabile. L'Istituto ha facoltà di attivare strumenti complementari alle attività didattiche (DDI): la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per questa tipologia di trattamento è regolata dall'art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici infatti non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Si rammenta che il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei trattamenti soggetti a DPIA ( https:/www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-isplay/docweb/9058979 ) e, tra questi, non sono presenti quelli citati nella richiesta pervenuta. Il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n. 64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: “La valutazione di impatto, che l'art. 35 del Regolamento richiede peri casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravare i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biometrici)." Sulla valutazione d'impatto il Garante ha poi precisato che: "si evidenzia come le espressioni trattamenti "sistematici" e "non occasionali" indicate nell'Elenco delle tipologie di trattamenti, soggetti al meccanismo di coerenza, da sottoporre a valutazione di impatto di cui ai punti 6, 11 e 12 sono riconducibili al criterio della "larga scala" (https://www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/DPIA). Non basta, quindi, la presenza di un trattamento verso minori ma serve anche la “larga scala”, elemento che, ritornando anche al provvedimento del 26 marzo 2020, non è rinvenibile con riferimento alla singola scuola. Le DPIA dei fornitori di piattaforme DDI sono comunque disponibili sui siti web delle piattaforme in questione. - Microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr-dpia-office365 - Google: https://cloud.google.com/privacy/data-protection-impact-assessment L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori, o comunque già disponibili pubblicamente. Registro elettronico L'Istituto scrivente ha recepito all'atto della sottoscrizione del contratto di prestazione di servizio la DPIA redatta dalla software house fornitrice. L'Istituto scrivente ha sottoscritto un contratto di prestazione di servizio con la software house AXIOS Le DPIA delle software house fornitrici del servizio sono pubbliche e reperibili nella scheda del servizio SaaS presente nel Marketplace AgiD: https://catalogocloud.agid.gov.it/ Alcune software house hanno reso pubblica una copia della loro DPIA. - Axios: https://axiositalia.itwp-content/uploads/2022/09/29.09.22-DPA Axios Italia Srl 2_signed.pdf L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. [ Richiesta 5 -- Valutazione di impatto sul trasferimento di dati all’estero per l’A.S. 2022-23 a | Posta elettronica Come già rappresentato in riscontro alla Richiesta di cui ai punti 1) e 2), le software house sono scelte a livello Ministeriale; la necessità di valutazione di impatto per TIA è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Piattaforma DDI (Messaggistica, videoconferenza, etc) L'Istituto scrivente ha attivato i soli servizi essenziali (Gmail, Classroom, ...) regolati da un contratto che vincola Google alla non registrazione e alla non divulgazione. L'Istituto scrivente ha altresì provveduto a impostare correttamente la Data Region e i dati di conformità al GDPR, configurabili dal pannello di amministrazione di Google for Workgroup. Queste scelte rendono inutile la redazione della TIA. A questi link sono reperibili le documentazioni Google legate alla scelta della data region e ai servizi essenziali attivati: - https://support.google.com/a/answer/6356441?hl=en - https://support.google.com/a/answer/7630496 - https://support.google.com/a/answer/9223653?hl=en - https://support.google.com/a/answer/60762?hl=en Trattandosi di una particolare valutazione di impatto sulla protezione dei dati (in questo specifico caso trasferiti all'estero), questa tipologia di trattamento è anch'essa regolata dall'art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La TIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici infatti non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Registro elettronico L'Istituto scrivente ha recepito all'atto della sottoscrizione del contratto di prestazione di servizio la TIA redatta dalla software house fornitrice. L'Istituto scrivente ha sottoscritto un contratto di prestazione di servizio con la software house AXIOS Le TIA delle software house fornitrici del servizio sono pubbliche e reperibili nella scheda del servizio SaaS presente nel Marketplace AgiD: https://catalogocloud.agid.gov.it/ L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. Richiesta 6 — Copia della valutazione comparativa per l’A.S. 2022-23 per le piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 Posta elettronica Come già rappresentato in riscontro alla Richiesta di cui ai punti 1) e 2), le software house sono scelte a livello Ministeriale; la necessità di Valutazione Comparativa è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. [omissis] Didattica a Distanza (DaD) non è più uno strumento previsto dal Ministero competente, come indicato nella Nota 1199 del 28 agosto 2022 nella quale si legge che l’obiettivo per l’anno scolastico 2022-2023 è garantire la frequenza scolastica in presenza, limitando al massimo l'impatto delle misure di contenimento dell'epidemia. E' pertanto un errore richiedere una Valutazione Comparativa su un servizio (la DaD) non più attivabile. Per quanto concerne le piattaforme DDI, nell'anno scolastico 2022/2023 l’Istituto scrivente ha operato in continuità con gli anni scolastici precedenti: non è stata quindi effettuata nessuna valutazione comparativa, poiché è stato confermato l'utilizzo degli strumenti già attivati in precedenza, avendo osservato, nel caso di migrazione, un concreto rischio di eccessivi oneri in termini di costi di migrazione e formazione del personale. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Registro Elettronico Si rileva come la normativa che regola gli acquisti da parte delle scuole richiama non solo l'applicazione del CAD [omissis] ma anche del codice dei contratti pubblici (d.Igs. 50/16) e del regolamento di contabilità delle scuole (Decreto 28 agosto 2018, n. 129), i quali non indicano alcun chiaro obbligo di conservare agli atti della scuola valutazioni comparative per acquisti sotto-soglia. Stante la peculiare struttura del mercato di riferimento, il contenuto numero di operatori attivi, la particolare soddisfazione maturata nel precedente rapporto contrattuale e la relativa competitività del prezzo offerto, valutati gli eccessivi oneri in termini di costi (per migrazione, formazione del personale docente, formazione del personale non docente) e valutati i rischi per l'integrità dei dati trattati in caso di migrazione, l’Istituto scrivente ha confermato e rinnovato in affidamento diretto il contratto stipulato con il fornitore degli anni aggiornate al D.Lgs 56/2017. Di conseguenza non è stata effettuata alcuna valutazione comparativa. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento non previsto né obbligatorio. Avverso la decisione dell'amministrazione competente o, in caso di richiesta di riesame, avverso quella del responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, il richiedente può proporre ricorso al Tribunale amministrativo regionale ai sensi dell'articolo 116 del Codice del processo amministrativo di cui al decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104. Magnago, 17/10/2022 SA le É \ Il Dirigente Scolastico responsabile del procedimento Fac-simile redatto dai consulenti GDPR di Easyteam.org SRL versione 2.1 Easyteam.org SRL Via Walter Tobagi, 2 — 20067 Tribiano (Mi) Tel: 0371210404 www.easyteam.org - info@easyteam.org — easyteam@easypec.org