Protocollo 0006857/2022 del 19/10/2022 ore 16:46:06 MINISTERO DELL’ISTRUZIONE UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER IL LAZIO ISTITUTO COMPRENSIVO CAPENA C.M. RMIC868006 C.F. 97198530582 Codice Univoco UFFJE9 Via del Mattatoio n. 39 - 00060 CAPENA (RM) @ 06.9032287 DX rmic868006@pec.istruzione.it }X rmic868006@istruzione.it Sito web: www.istitutocomprensivocapena.edu.it Gant..mo Fabio Pietrosanti comunicazioni@pec.monitora-pa.it OGGETTO: RISCONTRO ALLA SUA ISTANZA DI ACCESSO CIVICO GENERALIZZATO PERVENUTA A QUESTO UFFICIO IN DATA 19/09/2022. Dando riscontro alla Sua istanza di accesso civico generalizzato pervenuta a questo Ufficio tramite PEC il giorno 19/09/2022, si rappresenta quanto segue: e in merito alla richiesta n. 1 (“copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”), si precisa quanto segue: o l’Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente: l’Istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. o Le piattaforme utilizzate dall'Istituto per la DaD/DDI e videoconferenze sono regolate da un rapporto tra le parti i cui Termini e condizioni di utilizzo sono pubblici e reperibili sui siti web delle piattaforme in questione: Google Workspace https://workspace.google.it/intl/it/terms/education terms.html e (Termini integrativi) https://workspace.google.it/intl/it/terms/service-terms/index.html. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. o |contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e le software house che forniscono i servizi di Registro Elettronico, Segreteria Digitale e piattaforme Dad/DDI, sono pubblicati nell'apposita sezione di Amministrazione Trasparente, raggiungibile dal sito istituzionale, in osservanza del D. Lgs. n. 33/2013. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. Si rileva che ogni altra richiesta non può essere accolta in quanto formulata in modo impreciso e generico. e In merito alla richiesta n. 2 (“copia della valutazione d'impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall'Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell'utilizzo di un servizio online di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022”) si rileva che la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Anche il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n. 64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: _29_ [omissis] normativa emergenziale in vigore negli anni scolastici in oggetto, il Garante Italiano ha altresì dichiarato che NON era richiesta la DPIA per il trattamento effettuato da una singola scuola nell’ambito di un servizio online di videoconferenza o di una piattaforma. Le DPIA dei fornitori di piattaforme DDI sono comunque disponibili sui siti web delle piattaforme in questione (https://cloud.google.com/privacy/data-protection-impact-assessment). L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori, o comunque già disponibili pubblicamente. In merito alla richiesta n. 3 (“copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell’istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”): la richiesta non è chiara, dal momento che non specifica “piattaforme più complesse” rispetto a cosa, o “servizi più complessi” rispetto a cosa. L’Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali si è sempre indirizzato verso l'ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. La scuola ha attivato una gestione peculiare della piattaforma attivando le sole funzionalità previste e gestendo gli accessi e le abilitazioni tramite la creazione di specifiche 0.U. con specifici permessi. La scuola ha attivato i soli servizi essenziali (Gmail, GoToMeeting) regolati da termini di utilizzo che vincolano le software house alla non registrazione e alla non divulgazione. Servizi non essenziali possono essere attivati solo per specifiche O0.U. non collegate agli studenti. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. In merito alla richiesta n. 4 (“copia della valutazione d'impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell’utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) si rileva che nei casi sottoposti, per i quali tra l’altro non sono previste forme di trattamento su larga scala, non è prevista la DPIA ex art. 35 GDPR. In merito alla richiesta n. 5 (“copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all’estero (TIA), afferente all'eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell’Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) si rileva che la scuola ha utilizzato piattaforme autorizzate dal Ministero dell’Istruzione, che presuppongono fornitori accreditati presso AgiID e che, pertanto, non risulta necessaria DPIA. Per quanto riguarda la posta elettronica, come enunciato nella risposta alla richiesta 1, le software house sono scelte a livello Ministeriale; la necessità di valutazione di impatto per TIA è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Per la DDI l’Istituto scrivente ha attivato i soli servizi di Google Workspace regolati da un contratto che vincola Google alla non registrazione e alla non divulgazione, e ha scelto come base dati la server farm europea di Google. Questa scelta rende inutile la redazione della TIA. A questi link sono reperibili le documentazioni Google legate alla scelta della data region e ai servizi essenziali attivati: https://support.google.com/a/answer/6356441?hl=en; https://support.google.com/a/answer/7630496; https://support.google.com/a/answer/9223653?hl=en; https://support.google.com/a/answer/60762?hl=en. Trattandosi di una particolare valutazione di impatto sulla protezione dei dati (in questo specifico caso trasferiti all’estero), questa tipologia di trattamento è anch'essa regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La TIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Si rimanda al provvedimento n. 64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) in cui il Garante della privacy ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Per quanto riguarda il registro elettronico l’Istituto scrivente ha sottoscritto un contratto di prestazione di servizio con la software house Axios (anno scolastici 2020/21) e Spaggiari (dal 2021/22). Le TIA delle software house fornitrici del servizio sono pubbliche e reperibili nella scheda del servizio SaaS presente nel Marketplace AgiD: https://catalogocloud.agid.gov.it/; l'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. e in merito alla richiesta n. 6 (“copia della valutazione comparativa ai sensi dell'art. 68 del d. lgs. 7/3/2005 n. 82 realizzata per provvedere all'acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) si rileva che tale richiesta risulta esplorativa e, pertanto, non può essere accolta e che la valutazione comparativa non risulta prevista dal D. Lgs. 50/2016 nella procedura di selezione dell'operatore economico. Si nega, per i motivi di cui sopra, l’accesso civico generalizzato come da istanza pervenuta a questo ufficio in data 19 settembre 2022. LA DIRIGENTE SCOLASTICA Documento firmato digitalmente ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale e norma ad esso connesse