UO) averne = indi doro dell Db ezine L Costaggini I dial - flv Ret” AI Sig. Fabio Pietrosanti comunicazioni @ pec.monitora-pa.it AI Direttore Generale dell’USR Lazio [omissis] RPCT nelle istituzioni scolastiche drla@postacert.istruzione.it OGGETTO: RISCONTRO RICHIESTA DI RIESAME Dando riscontro al provvedimento prot. n. 47739 del 01/12/2022, con cui il [omissis] RPCT nelle istituzioni scolastiche, accoglie la richiesta di riesame presentata il 14/11/2022 dal sig. Fabio Pietrosanti con riguardo ai punti 1,2,3,4,5 e 6 di quelli elencati nella richiesta medesima, si rappresenta quanto segue: PREMESSA In considerazione che l’ufficio di segreteria di questo istituto ha un organico di n. 10 assistenti amministrativi impegnati in tutte le attività di processo finalizzate al buon andamento dell’amministrazione e alla regolare erogazione del servizio scolastico , nonché alla complessa gestione dei processi amministrativo contabili di carattere istituzionale; Considerata la complessità della gestione dell’istituto scolastico che prevede il convitto annesso che ospita circa 200 studenti convittori e convittrici con una residenzialità settimanale dalla domenica al venerdì dell’intero anno scolastico comprensivo dell’esame di Stato; Considerato che la scuola è sede di CTS provinciale a servizio di tutte le scuole della provincia di Rieti, Ambito 25 e 26 della Regione Lazio; Considerato, altresì, che l’Istituto è capofila della Rete Ambito 25 provincia di Rieti; SI precisa quanto segue: e Richiesta n. 1 (‘copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”) - l’Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente. Non sono nella disponibilità dell’Istituto 1 documenti Sedi scolastiche e convittuali Sede Centrale Istituto: Via dei Salici, 62 - 02100 Rieti Tel: 0746.201113 www.alberghierorieti.it Succursale: Via Salaria, 1 - 02100 - Rieti Tel: 0746.251635 rirh010007 @istruzione.it Convitto Via Salaria per Roma - 02100 - Rieti Tel. 0746.296862 rirh010007 @pec.istruzione.it C.F. 80008130579 - C/C Postale 14024020 UO) averne di temislaro deli ture sue L Costaggini I dial i flv Ret richiesti in quanto trattasi di documenti prodotti e sottoscritti da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. - Le piattaforme DaD/DDI utilizzate dall’Istituto sono concesse agli Istituti Scolastici di ogni grado con una licenza di utilizzo gratuita. Per questo motivo non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto tra le parti è regolato dai Termini e condizioni di utilizzo della piattaforma, che l’Istituto ha dovuto sottoscrivere prima dell’attivazione del servizio, che sono pubblici e reperibili sui siti web delle piattaforme in questione: Google for Workspace https://workspace.google.it/intl/it/terms/education_terms.html e Google for Workspace (Termini. integrativi): https://workspace.google.it/intl/it/terms/service- terms/index.html. I documenti richiesti sono già disponibili pubblicamente. - I contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e le software house che forniscono i servizi di Registro Elettronico sono pubblicati nell’apposita sezione di Amministrazione Trasparente- Bandi gara e contratti, raggiungibile dal sito istituzionale, in osservanza del D. Lgs. n. 33/2013. I documenti richiesti sono già disponibili pubblicamente. * Richiesta n. 2( "copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall'Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell’utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022”) Si rileva che la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Sul punto si evidenzia che con provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 11 Garante Privacy ha voluto fornire una serie di chiarimenti in merito all’utilizzo dei sistemi di didattica a distanza e dei registri elettronici. In particolare, il Garante, con riferimento alle DPIA, ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: “La valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casì di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biometrici). Stante la normativa emergenziale in vigore negli anni scolastici indicati, 11 Garante Italiano ha altresì dichiarato che NON era richiesta la DPIA per il trattamento effettuato da una singola scuola nell’ambito di un servizio online di videoconferenza o di una piattaforma. Le DPIA dei fornitori di piattaforme DDI sono comunque disponibili sui siti web delle piattaforme in questione (Google: https://cloud.google.com/privacy/data-protection-impact-assessment). Sedi scolastiche e convittuali Sede Centrale Istituto: Via dei Salici, 62 - 02100 Rieti Tel: 0746.201113 www.alberghierorieti.it Succursale: Via Salaria, 1 - 02100 - Rieti Tel: 0746.251635 rirh010007 @istruzione.it Convitto Via Salaria per Roma - 02100 - Rieti Tel. 0746.296862 rirh010007 @pec.istruzione.it C.F. 80008130579 - C/C Postale 14024020 UO) averne = indi doro dell Db ezine L Costaggini I dial - flv Ret” L'istituto non è in possesso del documento richiesto poiché non era tenuto ad effettuare alcuna DPIA. e Richiesta n.3 (“copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell'istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”): L'Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali si è sempre indirizzato verso l’ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. La scuola ha attivato una gestione peculiare della piattaforma attivando le sole funzionalità previste e gestendo gli accessi e le abilitazioni tramite la creazione di specifiche utenze con specifici permessi. La scuola ha attivato 1 soli servizi essenziali (Gmail e Classroom) regolati da termini di utilizzo che vincolano Google alla non registrazione e alla non divulgazione. Negli anni scolastici 2020/2021 e 2021/2022 l’Istituto si è dotato di un apposito Regolamento per la DDI, pubblicato sul sito all'indirizzo http://rirh010007.istruzione.site/web/html/regolamenti-2.html e Richiesta n. 4 (“copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell’utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) Per l’a.s. 2022/23, nei casi sottoposti, per i quali tra l’altro non sono previste forme di trattamento su larga scala, non è prevista la DPIA (ex art. 35 del Regolamento UE 679/2016 GDPR). La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra 1 quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). L'Istituto scolastico , pertanto, non ha effettuato la DPIA. e _ Richiesta n.5 (“copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all’estero (TIA), afferente all’eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell’Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) Per l’a.s. 2022- 2023 nel quale non è prevista DAD/DDI ma la sola didattica in presenza, si rileva che la scuola ha utilizzato piattaforme autorizzate dal Ministero dell’Istruzione, che presuppongono fornitori accreditati presso AgID e che, pertanto, non risulta necessaria DPIA. Per quanto riguarda la posta elettronica, come enunciato nella risposta alla richiesta 1, le software house sono scelte a livello Ministeriale; la necessità di valutazione di impatto per TIA è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. Sedi scolastiche e convittuali Sede Centrale Istituto: Via dei Salici, 62 - 02100 Rieti Tel: 0746.201113 www.alberghierorieti.it Succursale: Via Salaria, 1 - 02100 - Rieti Tel: 0746.251635 rirh010007 @istruzione.it Convitto Via Salaria per Roma - 02100 - Rieti Tel. 0746.296862 rirh010007 @pec.istruzione.it C.F. 80008130579 - C/C Postale 14024020 UO) averne di temislaro deli ture sue L Costaggini I dial i flv Ret Trattandosi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo non è in nostra disponibilità. Per quanto riguarda il registro elettronico l’Istituto ha sottoscritto un contratto con la software house ARGO. Le TIA delle software house fornitrici del servizio sono pubbliche e reperibili nella scheda del servizio SaaS presente nel Marketplace AgID: AgID Cloud Marketplace . e Richiesta n. 6 ( “copia della valutazione comparativa ai sensi dell’art. 68 del d. Igs. 7/3/2005 n. 82 realizzata per provvedere all’acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) La valutazione comparativa delle offerte non risulta prevista sia dal D. Lgs. 50/2016 (Codice degli appalti) e ss.mm.ii. per le fattispecie rientranti nell’art. 36 comma 2 lettera a), sia dal D.I. 129/2018 (Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo- contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell'articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107) per gli acquisti rientranti nella fattispecie di cui all’art. 45 comma2 lett.a. Si ritiene siano stati forniti tutti gli elementi utili in risposta alle richieste formulate Il Dirigente scolastico s.m.i. e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la Aléssamdrasfa Onofri 03.12.2022 13:47:01 GMT+00:00 Sedi scolastiche e convittuali Sede Centrale Istituto: Via dei Salici, 62 - 02100 Rieti Tel: 0746.201113 www.alberghierorieti.it Succursale: Via Salaria, 1 - 02100 - Rieti Tel: 0746.251635 rirh010007 @istruzione.it Convitto Via Salaria per Roma - 02100 - Rieti Tel. 0746.296862 rirh010007 @pec.istruzione.it C.F. 80008130579 - C/C Postale 14024020