Firmato digitalme nte da TEMPESTA BEATRICE CIT F O a D | Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca Dipartimento per la Programmazione Direzione Generale per interventi in materia di edilizia scolastica , per la gestione dei fondi strutturali per l'istruzione e per l'innovazione digitale UNIONE EUROPEA ( U A O p E | 20 1 4 i 20 2 0 MIUR se PER LA SCUOLA - COMPETENZE E AMBIENTI PER L'APPRENDIMENTO (FSE-FESR) MINISTERO DELL'ISTRUZIONE UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER IL LAZIO Istituto Comprensivo Statale “FERRUCCIO ULIVI” Poggio Moiano Scuola dell’Infanzia, Primaria e Secondaria di 1° grado Viale Manzoni n° 17 — 02037 Poggio Moiano - #@ 0765876037 A riic81700p@istruzione.it P.E.C. riic81700p@pec.istruzione.it Sito web: www.icspoggiomoiano.it C. F. 80005850575 — Codice Univoco Ufficio: UF20AT AI Sig. Fabio Pietrosanti comunicazioni@pec.monitora-pa.it Al Direttore Generale dell’USR Lazio [omissis] RPCT nelle istituzioni scolastiche drla@postacert.istruzione.it OGGETTO: RISCONTRO RICHIESTA DI RIESAME Dando riscontro al provvedimento prot. n. 47731 del 01/12/2022, con cui il [omissis] RPCT nelle istituzioni scolastiche, accoglie la richiesta di riesame presentata 11 14/11/2022 dal sig. Fabio Pietrosanti con riguardo ai punti 1,2,3,4,5 e 6 di quelli elencati nella richiesta medesima, si rappresenta quanto segue: e In merito alla richiesta n. 1 (“copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”), tenuto conto che presso l’Istituto in epigrafe, prestano servizio n. 1 Dirigente Scolastico in reggenza, n. 1 DSGA facente funzione e 6 assistenti amministrativi, di cui uno a tempo determinato fino al 30 giugno, tutti impegnati ad inizio anno nelle attività di avvio dell’anno scolastico ed oggi nel supporto della complessa gestione di processi di ordine amministrativo/contabile di carattere istituzionale e nell’attività formativa per rispondere anche alle attività istituzionali di più recente competenza scolastica ; verificato che la raccolta della documentazione richiesta, la comunicazione ai controinteressati e l’oscuramento delle informazioni riservate eventualmente individuate dai controinteressati imporrebbero a questa istituzione scolastica un notevole carico di lavoro tale da paralizzare, in modo molto sostanziale, il corretto funzionamento dell’ordinaria attività amministrativa, fondamentale per fornire il necessario e indispensabile supporto al servizio di istruzione; verificata la necessità di finalizzare prioritariamente l’attività dell’ufficio al buon andamento dell’amministrazione e alla regolare erogazione del servizio scolastico , sl precisa quanto segue: - V’Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente: l’Istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. - Le piattaforme DaD/DDI utilizzate dall'Istituto sono concesse agli Istituti Scolastici di ogni grado con una licenza di utilizzo gratuita. Per questo motivo non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto tra le parti è regolato dai Termini e condizioni di utilizzo della piattaforma, che l’Istituto ha dovuto sottoscrivere prima dell’attivazione del servizio, che sono pubblici e reperibili sui siti web delle piattaforme in questione: Google for Workspace https://workspace.google.it/intl/it/terms/education_terms.html e Google for Workspace (Termini integrativi): https://workspace.google.it/intl/it/terms/service- terms/index.html. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. - I contratti sottoscritti tra lo scrivente Istituto e le software house che forniscono i servizi di Registro Elettronico e Segreteria Digitale sono pubblicati nell’apposita sezione di Amministrazione Trasparente, raggiungibile dal sito istituzionale, in osservanza del D. Lgs. n. 33/2013. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. in merito alla richiesta n. 2 (“copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall'Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022”): si rileva che la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). L'Istituto scolastico , pertanto, non ha effettuato la DPIA. Sul punto si evidenzia che con provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 il Garante Privacy ha voluto fornire una serie di chiarimenti in merito all’utilizzo dei sistemi di didattica a distanza e dei registri elettronici. In particolare, il Garante, con riferimento alle DPIA, ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: _35_ [omissis] normativa emergenziale in vigore negli anni scolastici indicati, il Garante Italiano ha altresì dichiarato che NON era richiesta la DPIA per il trattamento effettuato da una singola scuola nell’ambito di un servizio online di videoconferenza o di una piattaforma. Le DPIA dei fornitori di piattaforme DDI sono comunque disponibili sui siti web delle piattaforme in questione (Google: https://cloud.google.com/privacy/data-protection-impact- assessment). L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori, o comunque già disponibili pubblicamente. in merito alla richiesta n. 3 (“copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell'istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”): Tale richiesta è eccessivamente generica e meramente esplorativa, motivo per cui non può essere soddisfatta. Sul punto, le linee guida ANAC precisano che “l’istanza di accesso civico identifica i dati, le informazioni o i documenti richiesti”; pertanto non è ammissibile una richiesta meramente esplorativa, volta semplicemente a ‘scoprire’ di quali informazioni l’amministrazione dispone. Le richieste, inoltre, non devono essere generiche, ma consentire l'individuazione del dato, del documento o dell’informazione con riferimento, almeno, alla loro natura e al loro oggetto. SI precisa che: - L'Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali si è sempre indirizzato verso l’ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. La scuola ha attivato una gestione peculiare della piattaforma attivando le sole funzionalità previste e gestendo gli accessi e le abilitazioni tramite la creazione di specifiche utenze con specifici permessi. La scuola ha attivato 1 soli servizi essenziali (Gmail e Classroom) regolati da termini di utilizzo che vincolano Google alla non registrazione e alla non divulgazione. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. - Un' ipotetica raccolta della documentazione richiesta, la comunicazione ai controinteressati e l’oscuramento delle informazioni riservate eventualmente individuate dai controinteressati imporrebbero a questa istituzione scolastica un notevole carico di lavoro tale da paralizzare, in modo molto sostanziale, il corretto funzionamento dell’ordinaria attività amministrativa, fondamentale per fornire il necessario e indispensabile supporto al servizio di istruzione; si fa infatti presente che in questa istituzione scolastica sono in servizio solamente n. 1 Dirigente Scolastico in reggenza, n. 1 DSGA facente funzione e 6 assistenti amministrativi, di cui uno a tempo determinato fino al 30 giugno, pur avendo la scuola n. 16 plessi che insistono su ben sei Comuni e che in questa fase dell’anno ci sono scadenze fondamentali e improrogabili. - Nell’anno scolastico 2022/2023 non è prevista la didattica digitale integrata. Negli anni scolastici 2020/2021 e 2021/2022 l’Istituto si è dotato di appositi regolamenti per la DAD/DDI e per la gestione degli organi collegiali in via telematica che sono pubblicati sul sito istituzionale ai seguenti link v Gestione00CC: https://www.icspoggiomoiano.edu.it/attachments/article/441/DELIBERA%20 N.%2024_Regolamento%2000.CC.in%20remoto.pdf v_ Gestione DAD/DDI: https://www.icspoggiomoiano.edu.it/attachments/article/441/DELIBERA %20 N.%2018_Ratifica%20DaD.pdf v Utilizzo piattaforma Gsuite: o Descrizione applicativi: https://tinyurl.com/2ny8legr o Utilizzo applicativi: https://support.google.com/ Verificata la necessità di finalizzare prioritariamente l’attività dell’ufficio al buon andamento dell’amministrazione e alla regolare erogazione del servizio scolastico , l’Istituto non può accogliere la richiesta. in merito alla richiesta n. 4 (“copia della valutazione d'impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell'utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”) si rileva che nei casi sottoposti, per i quali tra l’altro non sono previste forme di trattamento su larga scala, non è prevista la DPIA (ex art. 35 del Regolamento UE 679/2016 GDPR). La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). L'Istituto scolastico , pertanto, non ha effettuato la DPIA. in merito alla richiesta n. 5 ( “copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all’estero (TIA), afferente all'eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell’Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”): premettendo che per l’a.s. 2022- 2023 non è prevista DAD/DDI ma la sola didattica in presenza, si rileva che la scuola ha utilizzato piattaforme autorizzate dal Ministero dell’Istruzione, che presuppongono fornitori accreditati presso AgID e che, pertanto, non risulta necessaria DPIA. Per quanto riguarda la posta elettronica, come enunciato nella risposta alla richiesta 1, le software house sono scelte a livello Ministeriale; la necessità di valutazione di impatto per TIA è stata quindi esaminata centralmente dal Ministero competente. L'istituto non può accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Per quanto riguarda il registro elettronico l’Istituto scrivente ha sottoscritto un contratto di prestazione di servizio con la software house ARGO. Le TIA delle software house fornitrici del servizio sono pubbliche e reperibili nella scheda del servizio SaaS presente nel Marketplace AgID: https://catalogocloud.agid.gov.it/ . L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. e in merito alla richiesta n. 6 (“copia della valutazione comparativa ai sensi dell’art. 68 del d. Igs. 7/3/2005 n. 82 realizzata per provvedere all'acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo”): si rileva che la valutazione comparativa non risulta prevista dal D. Lgs. 50/2016 nella procedure di selezione dell’operatore economico per servizi gratuiti e/o individuati su MEPA in caso di ordine diretto. In ogni caso, sia per la piattaforma utilizzata per le sole videoconferenze già dal precedente anno scolastico sia per la piattaforma utilizzata per il registro elettronico, si rimanda all’apposita sezione di Amministrazione Trasparente, raggiungibile dal sito istituzionale, in osservanza del D. Lgs. n. 33/2013. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. Si nega, per i motivi di cui sopra, l’accesso civico generalizzato come da istanza pervenuta a questa Istituzione scolastica . Poggio Moiano, 03/12/2022 LA DIRIGENTE SCOLASTICA (Documento firmato digitalmente)