Protocollo 0006784/2022 del 19/10/2022 MINISTERO DELL'ISTRUZIONE DELL'UNIVERSITA’ E DELLA RICERCA UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER IL LAZIO ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE “F. Brunelleschi — L. Da Vinci” con sezioni associate: Istituto Tecnico per Geometri “F. Brunelleschi”, Istituto Tecnico Commerciale “L. Da Vinci” Via Piave n. 39 — 03100 Frosinone- Tel. 0775/ 211983 Fax 0775/210660, cod. mec. FRIS01700P, @ fris01700p@istruzione.it ,sito web www.iisbrunelleschidavinci.gov.it C.F.92064780601 Protocollo e data (vedi segn.) Al Sig. Fabio Pietrosanti, con domicilio digitale all’indirizzo Pec: comunicazioni@pec.monitora-pa.it p.c. Al Direttore Generale Ufficio Scolastico Regione Lazio Pec: drla@postacert.istruzione.it Oggetto: Richiesta FOIA-01 accesso civico generalizzato del 19/09/2022 Spett.le sig. Fabio PIETROSANTI, facciamo seguito alla Sua richiesta FOIA di Accesso Civico Generalizzato, comunicandole i risultati della procedura di esame e valutazione delle richieste da Lei inoltrate seguendo l’ordine dell’email. Richiesta 1 — copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023 Servizi di posta elettronica L'Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Piattaforma DaD/DDI Le piattaforme DaD/DDI utilizzate dall’Istituto sono concesse agli Istituti Scolastici di ogni grado con una licenza di utilizzo gratuita. Per questo motivo non esiste un contratto economico sottoscritto tra le parti. Il rapporto tra le parti è regolato dai Termini di condizioni e utilizzo della piattaforma, che l’Istituto ha dovuto sottoscrivere prima dell'attivazione del servizio. I termini di utilizzo sono pubblici e sono reperibili sui siti web delle piattaforme in questione: - Google for Workspace: https://workspace.google.com/terms/education _terms.html L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. Registro Elettronico e Segreteria Digitale Il contratto sottoscritto tra lo scrivente Istituto e le software house che forniscono i servizi di Registro Elettronico e Segreteria Digitale è formalizzato attraverso il “Modulo d'ordine” che l’Istituto ha inviato in Spaggiari (attraverso la rete vendita), pubblicato nell'apposita sezione di Amministrazione Trasparente raggiungibile dal sito istituzionale in osservanza del D.LGS. N. 33/2013, e regolamentato attraverso i seguenti documenti pubblici: - “Informativa Privacy” scaricabile dal sito web di Spaggiari al seguente link: https://web.spaggiari.eu/shop/informativa-privacy - “Termini e Condizioni Generali di Vendita” scaricabile dal sito web di Spaggiari al seguente link: https://web.spaggiari.eu/shop/condizioni-vendita L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti già disponibili pubblicamente. Richiesta 2 — copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall'Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell’utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022 Si ritiene non necessario tale adempimento perché il servizio on line di videoconferenza o della piattaforma tecnologica di Didattica a Distanza sono stati configurati in modo da minimizzare i dati utilizzati e impedire attività di monitoraggio del comportamento degli alunni e del personale della scuola. Si ritiene altresì non necessario tale adempimento in quanto il Provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 - "Didattica a distanza: prime indicazioni" [9300784], benché sia stato reso dal Garante a causa dell'epidemia di COVID-19, non decade con il termine dello stato di emergenza (31 marzo 2022) ma resta valido anche dopo tale termine. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Richiesta 3 — copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell’istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023 La richiesta non è chiara, dal momento che non specifica “piattaforme più complesse” rispetto a cosa, o “servizi più complessi” rispetto a cosa. L'Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico . L'utilizzo delle piattaforme multimediali si è sempre indirizzato verso l'ottenimento di uno strumento efficace e complementare delle attività di didattica, così come ricordato dalla nota del Garante Italiano in data 26 marzo 2020. La scuola ha attivato una gestione peculiare della piattaforma attivando le sole funzionalità previste e gestendo gli accessi e le abilitazioni tramite la creazione di specifiche OU con specifici permessi come da Regolamento DAD/DID disponibile sul sito istituzionale nella sezione “Regolamento” raggiungibile all’indirizzo - https://www.iisbrunelleschidavinci.edu.it/regolamento- 3/. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Richiesta 4 — copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell'utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo Posta Elettronica L'Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Piattaforma DDI (Messaggistica, videoconferenza, etc) e Registro Elettronico Si ritiene altresì non necessario tale adempimento in quanto il Provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 - "Didattica a distanza: prime indicazioni" [9300784], benché sia stato reso dal Garante a causa dell'epidemia di COVID-19, non decade con il termine dello stato di emergenza (31 marzo 2022) ma resta valido anche dopo tale termine. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Richiesta 5 — copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all’estero(TIA), afferente all'eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell’Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell’anno scolastico 2022/2023 dall'Istituto in indirizzo Posta elettronica L'Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. Piattaforma DDI (Messaggistica, videoconferenza, etc) L'Istituto scrivente ha attivato i soli servizi essenziali regolati da un accordo gratuito che vincola Google alla non registrazione e alla non divulgazione, e ha scelto come base dati la server farm europea di Google (in Irlanda) raggiungibile al link: https://policies.google.com/terms?hl=it La valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per questa tipologia di trattamento è regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici infatti non effettuano trattamenti automatizzati (punto a), né su larga scala (punto b) né sistematici (punto c). Anche il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n. 64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: “La valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biomettrici).” L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Registro elettronico Si ritiene altresì non necessario tale adempimento in quanto il Provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 - "Didattica a distanza: prime indicazioni" [9300784], benché sia stato reso dal Garante a causa dell'epidemia di COVID-19, non decade con il termine dello stato di emergenza (31 marzo 2022) ma resta valido anche dopo tale termine. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Richiesta 6 — copia della valutazione comparativa ai sensi dell’art. 68 del d. lgs. 7/3/2005 n. 82 realizzata per provvedere all’acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall’Istituto in indirizzo Posta elettronica L'Istituto usufruisce in concessione di una casella di posta elettronica ministeriale e di una casella di posta certificata PEC ministeriale. Le software house fornitrici dei servizi di posta (Microsoft e Aruba) sono scelte a livello ministeriale e la relativa contrattualizzazione è stata gestita dal Ministero competente. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento prodotto e sottoscritto da soggetto terzo e non in nostra disponibilità. [omissis] Didattica a Distanza (DaD) non è più uno strumento previsto dal Ministero competente, come indicato nella Nota 1199 del 28 agosto 2022 nella quale si legge che l’obiettivo è garantire la frequenza scolastica in presenza, limitando al massimo l’impatto delle misure di contenimento dell'epidemia. E’ pertanto un errore richiedere una DPIA su un servizio (la DaD) non più attivabile e gratuito. Per quanto concerne le piattaforme DDI, nell’anno scolastico 2022/2023 l’Istituto scrivente ha operato in continuità con gli anni scolastici precedenti: non è stata quindi effettuata nessuna valutazione comparativa, poiché è stato confermato l’utilizzo degli strumenti già attivati in precedenza. L’istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. Registro [omissis] peculiare struttura del mercato di riferimento, il contenuto numero di operatori attivi, la particolare soddisfazione maturata nel precedente rapporto contrattuale e la relativa competitività del prezzo offerto, e valutati gli eccessivi oneri in termini di costi (per migrazione, formazione del personale docente, formazione del personale non docente), l’Istituto scrivente ha confermato e rinnovato in affidamento diretto il contratto stipulato con il fornitore degli anni ANAC n. 4 aggiornate al D.Lgs 56/2017. Di conseguenza non è stata effettuata alcuna valutazione comparativa. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documento non previsto né obbligatorio. Allegati: -Rinnovo Contratto Spaggiari anno 2020 — prot.1864 del 14/03/2020; - Rinnovo Contratto Spaggiari anno 2021 — prot.878 del 11/02/2021, - Rinnovo Contratto Spaggiari anno 2022 — prot.1292 del 03/03/2022; Frosinone, 19/10/2022 Il Dirigente Scolastico [omissis] Firmato di Ita Imente da