Protocollo 0015741/2020 del 17/12/2020 Lg Ministero dell’ Istruzione , dell’Università e della Ricerca GREEN Ufficio Scolastico Regionale per il Lazio ISTITUTO COMPRENSIVO 1° CECCANO Qi SEDE CENTRALE E SEGRETERIA: Via G. MATTEOTTI, SNC 03023 CECCANO (FR) =, C.M. FRIC842007 - C.F. 92064560607 # 0775625623 FAX 0775623121 PEC fric842007@pec.istruzione.it MAIL fric842007@istruzione.it SEZIONE STACCATA INFANZIA PRIMARIA E | GRADO _ARNARA Via Gornija Bistra Sito — www.icceccano1.edu.it Prot. vedi segnatura Ceccano, 17/12/2020 Amministrazione Trasparente Sito web [omissis] Genitori Bacheca Oggetto: Regolamento delle riunioni degli Organi Collegiali in modalità telematica Si comunica che il Consiglio di Istituto, con delibera nr. 133 del 16/12/2020, ha approvato il Regolamento di cui all'oggetto, che si allega alla presente. Il Dirigente Scolastico [omissis] Documento firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs. 82/2015 REGOLAMENTO DELLE RIUNIONI DEGLI ORGANI COLLEGIALI IN MODALITÀ TELEMATICA Istituto Comprensivo “Ceccano 1” Approvato con delibera del Consiglio di Istituto n. 133 del 16/12/2020 In ottemperanza alla Legge n. 6 del 23/02/2020, Viste le note 278 e 279 di marzo 2020 riguardanti le riunioni degli organi collegiali a distanza, dei successivi DPCM in tema di emergenza sanitaria, del D.L. n.18 del 17/03/2020, del D.L. n.19 del 25/03/2020, considerata la necessità di ricorrere alle modalità telematiche di riunione degli Organi Collegiali dell’Istituto, si definisce il presente regolamento. Indice Art. 1- Ambito di applicazione e finalità Art. 2 — Definizione Art. 3 - Requisiti tecnici minimi Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica Art. 5 - Convocazione Art. 6 - Svolgimento delle sedute Art. 7 — Netiquette/Regole per una riunione telematica efficace Art. 3 - Verbale di seduta Art. 9 - Disposizioni transitorie e finali Art. 1 Ambito di applicazione e finalità 1. Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli organi collegiali dell'Istituto Comprensivo Ceccano 1 nell'ambito delle attribuzioni e competenze previste dal D.Lgs. 297/94 e L.107/15: Collegio dei Docenti e sue articolazioni, Consiglio di Istituto, Consigli di Classe, Interclasse e Intersezione, nonché eventuali riunioni che hanno incidenza nello svolgimento dell’attività didattico-amministrativa: incontri di programmazione, formazione, contrattazioni sindacali, convocazioni RSU. 2. L'utilizzo delle sedute in videoconferenza sono da ritenere come modalità/strumenti necessari per sopraggiunte necessità straordinarie, come ad esempio il momento emergenziale COVID-19 che ne favorisce l'attuazione, per garantire l'attività organizzativa, amministrativa e deliberativa dell'istituto in ragione dell'Autonomia Scolastica . 3. Potranno essere, di volta in volta, autorizzati singoli partecipanti esterni; l’autorizzazione verrà concessa da parte di chi presiede l’organo collegiale ( [omissis] del Consiglio, Coordinatore, etc). Art. 2 Definizione 1. Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli organi collegiali di cui all’Art. 1 per le quali è prevista la possibilità che uno /più e/o tutti i componenti dell'organo partecipino a distanza ed esprimano il proprio voto e la propria opinione, all'interno di piattaforme (GOOGLE SUITE, TEAMS, ecc.) utilizzate quali sede dell’incontro fissato nella convocazione. Art. 3 Requisiti tecnici minimi 1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti. 2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità immediata di: a) visione degli atti della riunione b) intervento nella discussione; c) condivisione di documenti; d) votazione; e) approvazione del verbale; 3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, piattaforme di comunicazione sincrone, posta elettronica, chat., di documenti in formato digitale (documenti, fogli, presentazioni) lo strumento di "Google Moduli” o “Microsoft Forms” per eventuali sondaggi per esprimere opinioni per il voto, anche segreto. 4. AI fine di consentire in ogni caso la trasferibilità degli atti della riunione fra tutti i partecipanti, è comunque possibile l'utilizzo della posta elettronica personale. Art. 4 Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica 1. La riunio ne telematica può essere utilizzata dagli organi collegiali di cui all’Art. 1 per deliberare sulle materie di propria competenza per le quali la necessità di discussione collegiale che, data la situazione di emergenza non può essere effettuata in presenza. Le riunioni non previste nel [omissis] ività saranno convocate con gli usuali 5 gg di preavviso. Le riunioni collegiali a carattere di urgenza potranno essere convocate senza i 5 gg di preavviso. Art. 5 Convocazione 1. La convocazione delle riunioni degli organi collegiali per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica è inviata, a cura del Presidente dell'Organo collegiale/Dirigente scolastico /presidente del Consiglio di Istituto, come da prassi, almeno cinque giorni prima della data fissata per la riunione o meno ove se ne ravvisasse l'urgenza, tramite i canali di comunicazione istituzionale (bacheca web del Registro elettronico, sito Web) e tramite posta elettronica. 3 La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all'ordine del giorno e dello strumento telematico che potrà essere utilizzato in caso di partecipazione con modalità a distanza (videoconferenza fruibile tramite link dedicato inviato su mail istituzionale — account icceccano1.eu — e/o su email personale per utenti esterni all’organizzazione. Qualora ci siano documenti da approvare o sui quali è richiesto da parte dei membri dell'organo collegiale l'espressione di un parere /delibera, questi saranno inviati contestualmente alla convocazione per garantirne la presa visione anticipata da parte di tutti i membri. Art. 6 Svolgimento delle sedute Per lo svolgimento delle sedute con modalità telematiche l’organo collegiale, nel rispetto di quanto disposto dall'Art. 3, si avvale di idonei metodi di lavoro collegiale che garantiscano l’effettiva compartecipazione, la contemporaneità delle decisioni, la sicurezza dei dati, delle informazioni e, ove prevista, della segretezza. Per la validità dell'adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l'adunanza ordinaria: a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all'ordine del giorno; b) partecipazione della maggioranza almeno dei convocati (quorum strutturale). Ai fini della determinazione del predetto quorum strutturale, dal numero dei componenti l'organo, si sottraggono coloro che abbiano giustificato con comunicazione scritta la loro assenza; c) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale). La delibera dell’adunanza deve indicare i nominativi di quanti si sono espressi in merito all'oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno. Il membro dell'OC è tenuto comunque ad assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni, a evitare, nello svolgimento delle sedute, il coinvolgimento, sotto qualsiasi forma e modalità, di familiari o persone esterne all'OC. A questo proposito, - nel caso di videoconferenza - anche al fine di evitare ritorni di audio nelle comunicazioni in remoto, è auspicabile l'utilizzo di cuffie o auricolari. È fatto divieto ai partecipanti la registrazione audio e/o video, fotografica della videoconferenza. Tale opportunità sarà valutata e realizzata, se ritenuta utile, a cura della Presidenza o di suo incaricato e in seguito a preventiva informativa. L'obbligo di riservatezza, già previsto per i docenti, sarà esteso a tutti gli altri soggetti presenti alla riunione dell'organo collegiale. La sussistenza di quanto indicato al punto 2, alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta. Preliminarmente alla trattazione dei punti all'ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti con la specificazione, a verbale, delle tecnologie in possesso di ciascuno dei partecipanti a distanza. Per lo svolgimento delle riunioni degli 0O.CC. (art. 1 c. 1) con tale modalità telematica, tutti i membri di tali organi dovranno inviare un modulo di accettazione della modalità smart. Successivamente, per ogni convocazione in modalità smart, l'accettazione dell’invito a partecipare varrà come assenso. Eventuale impossibilità a partecipare sarà comunicata dagli interessati al Dirigente Scolastico o suo delegato tramite posta istituzionale. Art. 7 — Netiquette/Regole per una riunione telematica efficace La partecipazione alle riunioni in modalità telematica prevede il rispetto del codice di comportamento dei dipendenti pubblici e della deontologia. Pertanto si raccomanda di: Connettersi in anticipo per assicurarsi che la connessione funzioni correttamente. Posizionarsi in un ambiente tranquillo per ridurre al minimo i suoni e le distrazioni ambientali durante la connessione. Si consiglia di disattivare la suoneria dei cellulari. 3. Assicurarsi che la carica della batteria sia sufficiente ad alimentare il vostro dispositivo per tutta la riunione, anche qualora dovesse dilungarsi. 4. Assicurarsi che l’acustica si adeguata: un’acustica scadente in una chiamata in conferenza spesso è arginabile tramite dispositivi vivavoce con sistema di cancellazione dell’eco. Cuffie/auricolari con supporto per banda larga e microfono a cancellazione del rumore sono uno strumento indispensabile per chi partecipa a una videoconferenza. Si raccomanda di disattivare il proprio microfono durante gli interventi di altri componenti 5. Prenotare il turno di parola scrivendo sulla chat l'intenzione di intervenire. Quando il moderatore dà il turno di parola, l'interessato attiverà il proprio microfono. 6. In caso di bassa connettività, disattivare la telecamera per migliorare la qualità del collegamento audio. 7. non inquadrare altre persone durante il collegamento in videoconferenza. Art. 8 Verbale di seduta 1. Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati: a) l'indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta; b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate; c) l'esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo; d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno; e) l'esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo relativa all'avvio della trattazione, anche a distanza, degli argomenti all'ordine del giorno tramite una procedura che consenta ad ogni componente di interloquire con gli altri; f) i fatti avvenuti in sintesi durante la seduta e le dichiarazioni rese dai partecipanti alla seduta, anche a distanza; si rimanda agli artt. da 476 al 493 bis del codice penale che disciplinano i delitti di falso a tutela della la “fede pubblica” negli atti amministrativi. g) il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno; h) le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa. 2. Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica e di approvazione/non approvazione. 3. Il verbale della riunione telematica, firmato dal Presidente dell'organo e dal Segretario, è trasmesso, tramite posta elettronica e in formato pdf, agli organi di competenza e agli Uffici interessati all'esecuzione delle delibere assunte. Art. 8 Disposizioni transitorie e finali 1. Il presente Regolamento entra in vigore dal giorno della pubblicazione sul sito istituzionale dell'istituto.