Ministero dell’Istruzione Ufficio Scolastico Regionale per il Lazio ISTITUTO COMPRENSIVO 1 ALATRI Codice meccanografico: FRIC83700Q — Codice fiscale: 80010890608 Sito Web: www.icalatriprimo.edu.it_ 0775/434637 E-mail: fric83700q@istruzione.it - PEC: fric83700q @ pec.istruzione.it AI Sig. Fabio Pietrosanti, con domicilio digitale all'indirizzo Pec: comunicazioni @pec.monitora-pa.it E p.c. AI Direttore Generale Ufficio Scolastico Regione Lazio Pec: drla@postacert.istruzione.it AI DPO MS Computer soc coop mscomputer @pec.it Oggetto: Risposta Accesso civico generalizzato Facendo seguito alla Sua istanza di accesso civico generalizzato (FOIA) ai sensi dell’art. 5 del D. Lgs. n.33 del 2013, ricevuta via PEC in data 19/09/2022, lo [omissis] - all’esito di attività istruttoria svolta anche con il supporto del Data Protection Officer (DPO) dell’Istituto — dà il seguente puntuale riscontro alle sei domande poste nella predetta istanza. RICHIESTA N. 1: “Copia del contratto o altro atto giuridico in forza del quale l’Istituto Scolastico in indirizzo ha utilizzato ed utilizzerà i servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, relativamente agli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023”. Non essendo esplicitato puntualmente il documento richiesto si ritiene di comunicare quanto segue: 1. Postaelettronica: @istruzione.it e @pec.istruzione.it fornita dal Ministero. 2. Messaggistica: non utilizzato alcun sistema. 3. DADEeDDI e posta elettronica diversa da @istruzione.it: l’Istituto ha utilizzato la piattaforma Office 365 di cui si fornisce copia del contratto di servizio (Allegato 1) 4. Registro elettronico: l’istituto ha utilizzato la piattaforma Argo, di cui si fornisce copia del contratto di servizio (Allegato 2 e Allegato 3). In riferimento ai punti 3 e 4, dal momento che la richiesta dei documenti è in forma generale, si ritiene che i documenti che meglio possano soddisfare l'interesse generale del richiedente siano: - Il contratto di servizio della piattaforma utilizzata; - Determine di spesa, atti già sottoposti a pubblicazione obbligatoria in Amministrazione Trasparente del sito web scolastico raggiungibile al seguente link: https://trasparenza-pa.net/?codcli=SC26963 RICHIESTA N. 2: “copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) effettuata dall’ Istituto Scolastico in indirizzo nell’ambito dell’utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che consenta il monitoraggio sistematico degli utenti, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022” La valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è regolata dall’art.35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono 1 trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati, né su larga scala, né sistematici. Anche il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: “La valutazione di impatto, che l’art.35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non 1 ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biometrici)”. Stante la normativa emergenziale in vigore negli anni scolastici in oggetto, il Garante Italiano ha altresì dichiarato che NON era richiesta la DPIA per il trattamento effettuato da una singola scuola nell'ambito di un servizio online di videoconferenza o di una piattaforma. L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. RICHIESTA N. 3 “Copia degli atti riportanti le misure tecniche previste ed adottate nell’istituto scolastico in indirizzo per attivare i soli servizi strettamente necessari alla formazione, nel caso di utilizzo di piattaforme più complesse che eroghino servizi più complessi anche non rivolti esclusivamente alla didattica, negli anni scolastici 2020/2021, 2021/2022, 2022/2023” A fronte della richiesta - sebbene generica e poco chiara (non specifica “piattaforme più complesse” rispetto a cosa, 0 “servizi più complessi” rispetto a cosa) e sebbene si chiarisca fin d’ora che l’Istituto non fa uso di applicativi aggiuntivi complessi non confacenti ad un ambiente scolastico - si forniscono i regolamenti riportanti le misure tecniche adottate dall’Istituto scolastico : — Regolamento per la didattica digitale integrata e la didattica a distanza a.s. 2020/2021 (Allegato 3); — Didattica Digitale integrata e Tutela della privacy (Allegato 5). RICHIESTA N. 4 “Copia della valutazione d’impatto della protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR, effettuata nell’ambito dell’utilizzo delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall’Istituto in indirizzo”. La Didattica a Distanza (DaD) non è più uno strumento previsto dal Ministero competente, come indicato nella Nota 1199 del 28 agosto 2022 nella quale si legge che l’obiettivo è garantire la frequenza scolastica In presenza, limitando al massimo l’impatto delle misure di contenimento dell’epidemia. È pertanto un errore richiedere una DPIA su un servizio (la DaD) non più attivabile. L'Istituto ha facoltà di attivare strumenti complementari alle attività didattiche (DDI): la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per questa tipologia di trattamento è regolata dall’art. 35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La DPIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono 1 trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, infatti, non effettuano trattamenti automatizzati, né su larga scala né sistematici. Anche il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n.64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: “La valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biometrici).” L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. RICHIESTA N. 5 “Copia della valutazione di impatto del trasferimento dei dati all’estero (TIA), afferente all’eventuale trattamento dei dati in paesi terzi (ovvero che si trovino al di fuori dell’Unione Europea) necessario per la fruizione ed il funzionamento dei servizi di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottati nell’anno scolastico 2022/2023 dall’Istituto in indirizzo”. S1 premette che l’Istituto scolastico nel periodo di emergenza pandemica, al fine di garantire lo svolgimento delle funzioni istituzionali nell’interesse pubblico, ha utilizzato piattaforme Certificate AGID e/o suggerite dal Ministero dell’Istruzione sul proprio sito, per le quali 11 rischio per l’utilizzo doveva essere calcolato a monte, pena la revoca delle Certificazioni. L'Istituto ha provveduto alla verifica dell’utilizzo delle Piattaforme, per le sole finalità didattiche, limitandone l’uso per mezzo di opportune configurazioni e procedure. Per l’anno scolastico in corso, le indicazioni ricevute dal Ministero dell’Istruzione non prevedono l’utilizzo di piattaforme per erogare i servizi di istruzione a distanza. Una volta terminate le intense attività di avvio dell’anno scolastico in corso che prevedono la didattica in presenza, si effettueranno/ri-effettueranno analisi come la valutazione di impatto TIA, attività correlata alla più ampia e dettagliata analisi dei rischi per la definizione di una struttura organizzativa ai sensi dell’art. 32 del GDPR 679/2016, che prevede una formalizzazione della stessa dopo attenta valutazione di elementi che investono il contesto internazionale (sentenza Schrems 2 II, Privacy Shield, Privacy Shield 2), ed un profonda ed attenta analisi anche di elementi che, se correttamente applicati, eliminano l’impatto privacy del trattamento dati attraverso piattaforme con basi dati residenti all’estero come la pseudonomizzazione, la crittografia e le procedure di utilizzo Tutto ciò premesso, in ogni caso l’istituto ritiene (in attesa di diverse e/o ulteriori indicazioni ministeriali) di utilizzare piattaforme di uso generalista pseudonomizzando gli account e gli indirizzi mail, e di non trattare alcun dato personale in esse, ponendo limiti all’uso solo al fine didattico. Per questo motivo l’uso di suddette piattaforme, scevre dalla presenza di dati personali, non necessita di valutazione TIA (la Valutazione d’impatto sul trasferimento dati personali extra UE presuppone che ci sia la presenza di dati personali, presenza venuta meno attraverso la tecnica della pseudonimizzazione). Infatti, lo si ribadisce, questa tipologia di trattamento è anch’essa regolata dall’art.35 comma 3 del Regolamento UE 679/2016 GDPR. La TIA è obbligatoria in casi specifici e normati, tra i quali non ricadono i trattamenti di dati in ambito scolastico : gli istituti scolastici, quindi, , non effettuano trattamenti automatizzati, né su larga scala né sistematici. Anche il Garante italiano per la Privacy con il provvedimento n. 64 del 26 marzo 2020 (doc. web n. 9300784) ha dichiarato che non è prevista la DPIA per questa tipologia di trattamento: “La valutazione di impatto, che l’art. 35 del Regolamento richiede per i casi di rischi elevati, non è necessaria se il trattamento effettuato dalle istituzioni scolastiche e universitarie, ancorché relativo a soggetti in condizioni peculiari quali minorenni e lavoratori, non presenta ulteriori caratteristiche suscettibili di aggravarne i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Ad esempio, non è richiesta la valutazione di impatto per il trattamento effettuato da una singola scuola (non, quindi, su larga scala) nell’ambito dell'utilizzo di un servizio on line di videoconferenza o di una piattaforma che non consente il monitoraggio sistematico degli utenti o comunque non ricorre a nuove soluzioni tecnologiche particolarmente invasive (quali, tra le altre, quelle che comportano nuove forme di utilizzo dei dati di geolocalizzazione o biometrici)” L'istituto non può quindi accogliere la richiesta, in quanto trattasi di documenti non previsti né obbligatori. RICHIESTA N. 6 “Copia della valutazione comparativa ai sensi dell’art 68 del d. lgs. 7/3/2005 n. 82 realizzata per provvedere all’acquisizione delle piattaforme di posta elettronica, messaggistica, videoconferenza, didattica a distanza, didattica digitale integrata, registro elettronico, adottate nell’anno scolastico 2022/2023 dall’Istituto in indirizzo” La valutazione comparativa è richiesta per l’anno corrente. Non si è giunti ancora al rinnovo dei contratti relativi a piattaforme già in uso, e nemmeno si sono acquistate nuove piattaforme. Per questo non è possibile fornire i documenti richiesti al punto 6. Il Dirigente Scolastico [omissis] ai sensi del D. Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate) ALLEGATO 1 - Contratto di servizio Microsof Office 365 ALLEGATO 2 - Contratto Argo a.s 2020/21; ALLEGATO 3 —Contratto Argo a.s. 2021/22 ALLEGATO 4 -Regolamento per la didattica digitale integrata e la Didattica a distanza ALLEGATO 5 - Didattica Digitale integrata e tutela della privacy: indicazioni generali