MANSIONARIO COLLABORATORI SCOLASTICI REGOLE DI COMPORTAMENTO PER UNA CORRETTA GESTIONE DELLA PRIVACY NEI LUOGHI DI LAVORO Non comunicare a nessun soggetto non specificatamente autorizzato i dati personali comuni, sensibili, giudiziari, sanitari e/o altri dati, elementi, informazioni dei quali venite a conoscenza nell'esercizio delle vostre funzioni e mansioni presso la Scuola (ad esempio numeri di utenze telefoniche riferite a docenti, allievi, dipendenti). In caso di dubbio accertarsi sempre dal titolare del trattamento se il soggetto cui devono essere comunicati i dati sia o meno autorizzato a riceverli. Maneggiare e custodire con cura circolari, comunicazioni, lettere ed altro materiale riservato. Non lasciate che terzi accedano o vengano in possesso di circolari, comunicazioni, lettere ed altro materiale riservato che vi è stato consegnato. Chiudere a chiave cassetti ed uffici. Il primo livello di protezione di qualunque sistema è quello fisico. E' certamente vero che una porta chiusa può in molti casi non costituire una protezione sufficiente, ma è anche vero che pone se non altro un primo ostacolo, e richiede comunque uno sforzo volontario non banale per la sua rimozione. E fin troppo facile per un estraneo entrare in un ufficio non chiuso a chiave e sbirciare i documenti posti su una scrivania o visibili su uno schermo. Inoltre chiudete i documenti a chiave nei cassetti ogni volta che potete. Non lasciare documenti sulla scrivania. Non lasciare documenti, circolari, comunicazioni, lettere, fascicoli, appunti sopra la scrivania o il bancone quando vi allontanate dalla postazione di lavoro. In particolare non lasciate sul tavolo materiali che non siano inerenti la pratica che state trattando in quel momento. Ciò vale soprattutto nel caso in cui abbiate mansioni di front office e di ricezione del pubblico. Una regola valida per ogni contesto è evitare situazioni di promiscuità dei dati personali. Proteggere attentamente i dati. Bisogna prestare particolare attenzione ai dati importanti di cui si è personalmente responsabili. Poiché può risultare difficile distinguere tra dati normali e dati importanti, è buona norma trattare tutti i dati come se fossero importanti. Conservare supporti di memoria e stampe in luoghi sicuri. Alla conservazione dei supporti di memoria (CD, DVD, dispositivi USB) si applicano gli stessi criteri di protezione dei documenti cartacei, con l'ulteriore pericolo che il loro smarrimento (che può anche essere dovuto a un furto) può passare più facilmente inosservato. A meno che non siate sicuri che contengano solo informazioni non sensibili, riponeteli sotto chiave non appena avete finito di usarli. Prestare attenzione alle fotocopie: fare fotocopie di documenti contenenti dati personali sensibili solo se strettamente necessario. Assicurarsi di non lasciare copie nella macchina e quando è necessario eliminare copie mal riuscite utilizzate una macchina distruggi- documenti (shredder) o stracciate manualmente il documento prima di gettarlo tra irifiuti. Non utilizzare apparecchiature non autorizzate o per cui non si è autorizzati. L'utilizzo di modem o di smartphone su postazioni di lavoro collegate alla rete di ufficio offre una porta d'accesso dall'esterno non solo al vostro dispositivo, ma a tutta la rete di cui fate parte. E’ quindi vietato l’uso di modem o altri dispositivi personali all’interno della rete locale. Per l'uso di altre apparecchiature, chiedere consiglio al titolare del trattamento oppure al responsabile informatico. Vigilare i locali della segreteria affinché soggetti terzi, estranei alla scuola e, quindi, al trattamento dei dati, non possano entrare in contatto con le informazioni in possesso della scuola. 10. Accertarsi che al termine delle lezioni non restino incustoditi i seguenti documenti, segnalandone tempestivamente l'eventuale presenza al responsabile di sede e provvedendo temporaneamente alla loro custodia: certificati medici esibiti dagli alunni a giustificazione delle assenze, qualunque altro documento contenente dati personali o sensibili degli alunni o dei docenti. 11. Non comunicate alla stampa giornalistica e/o televisiva notizie, fatti, informazioni di cui venite a conoscenza nello svolgimento della vostra attività lavorativa presso il titolare. 12. Non comunicare a nessun soggetto non specificatamente autorizzato, o della cui identità non siete certi, i dati personali comuni, sensibili, giudiziari e/o altri dati, elementi, informazioni dei quali venite a conoscenza nell'esercizio delle vostre funzioni e mansioni. In caso di dubbio accertarsi sempre dal Titolare del trattamento, se il soggetto cui devono essere comunicati i dati sia o meno autorizzato a riceverli. 13. Accertarsi che al termine delle lezioni tutti i computers dell'aula di informatica siano spenti e che non siano stati lasciati incustoditi cd, dvd, chiavette usb o hard disk, cartelle o altri materiali, in caso contrario segnalarne tempestivamente la presenza al responsabile di laboratorio o di sede e provvedendo temporaneamente alla loro custodia. 14. Verificare la corretta funzionalità dei meccanismi di chiusura di armadi che custodiscono dati personali, segnalando tempestivamente al responsabile di sede o al Dirigente Scolastico eventuali anomalie. 15. Effettuare esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati. 16. Non lasciare a disposizione di estranei fotocopie inutilizzate o incomplete di documenti che contengono dati personali o sensibili ma accertarsi che vengano sempre distrutte. 17. Non lasciare incustodito il registro contenente gli indirizzi e i recapiti telefonici del personale, anche docente, e non annotarne il contenuto sui fogli di lavoro. 18. Non abbandonare la postazione di lavoro per la pausa o altro motivo senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti ad Ella affidati. 19. Non consentire che estranei possano accedere ai documenti dell'ufficio o leggere documenti contenenti dati personali o sensibili. 20. Segnalare tempestivamente al Dirigente Scolastico o al suo Collaboratore la presenza di documenti incustoditi e provvedere temporaneamente alla loro custodia. 21. Procedere alla chiusura dei locali non utilizzati in caso di assenza del personale. 22. Procedere alla chiusura dell’edificio e dei locali di segreteria accertandosi che siano state attivate tutte le misure di protezione e che le chiavi delle stanze siano depositate negli appositi contenitori. 23. Segnalare al titolare o al responsabile eventuali anomalie o guasti nei sistemi di chiusura degli armadi o dei contenitori adibiti ad archivio. 24. Attenersi alle direttive ricevute e non effettuare operazioni per le quali non si è stati espressamente autorizzati dal Responsabile o dal Titolare. Per ogni ulteriore informazione sulle modalità di comportamento da tenere sul luogo di lavoro e’ necessario far riferimento al Dirigente scolastico o al D.S.G.A..